L'archivage électronique des marchés publics

Formations courtes
Tous niveaux
1 jour - 7 heures

Alors qu'aucun texte n'impose aux acheteurs publics d'archiver électroniquement leurs marchés, la mise en oeuvre de de cette opération est incontournable, d'une part pour des raisons probatoires, et d'autre part, pour parachever une dématérialisation de bout en bout de la commande publique. Cette formation vise à étudier les spécificités de l'archivage électronique et les bonnes pratiques à respecter pour sa mise en place.

Objectifs

  • Identifier les obligations en matière d'archivage électronique des marchés publics
  • Mettre en oeuvre un projet d'archivage électronique des marchés publics

Pour qui ?

Chefs de projet dématérialisation, acheteurs publics, juristes 

Prérequis

Connaître la réglementation générale des marchés publics ou avoir une pratique dans ce domaine

Programme

Programme de la formation

Définir l'archivage public et ses spécificités

  • Les éléments de définition de l'archivage électronique
    • a conservation
    • l'objectif probatoire
    • la mise en oeuvre d'outils et de méthodes

Identifier les différences entre l'archivage électronique et les autres systèmes

  • Conservation
  • Sauvegarde
  • Stockage
  • Coffre-fort électronique
  • Système d'archivage électronique
  • Gestion Électronique de Documents (GED)
  • Parapheur électronique
  • Dispositif de gestion de preuves

Cerner le cadre juridique et normatif de l'archivage électronique des marchés publics

  • Le Code du patrimoine
  • Le Code des relations entre le public et l'administration
  • Les normes connues: NF Z42-013, NF 461, NF Z42-020, NF Z42-026, norme ISO 14721
  • Les autres normes : NF Z 44-022 (MEDONNA), RG2A, programme Vitam...

Recenser les obligations d'archivage en matière de marchés publics

  • Durée de conservation
  • Périmètre et documents visés
  • Les obligations de sécurité et de confidentialité
  • Les formats et les supports de conservation 

Mettre en oeuvre un projet d'archivage électronique des marchés publics

  • Panorama de quelques opérations d'archivage électronique réussies
  • L'audit, la cartographie et les études fonctionnelles et techniques à mener
  • Différences entre l'archivage électronique des documents électroniques natifs et des documents papier numérisés
  • Les différents supports d'archivage électronique et leurs coûts
  • La définition de la politique d'archivage électronique
  • Les composantes techniques et fonctionnelles d'une solution d'archivage électronique (SAE)
  • Les contraintes juridiques à intégrer : RGPD, loi informatique et libertés

Développer le projet avec un partenaire

  • Le recours à l'externalisation
    • le choix du prestataire
    • les avantages
    • les inconvénients
  • La mutualisation de l'archivage
    • les conditions d'une mutualisation réussie
    • les économies envisageables

ÉTUDE DE CAS
Examen d'un cahier des charges relatif à la mise en oeuvre d'un système d'archivage électronique

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L'archivage électronique des marchés publics
Ref
6818282
Tarif
670€ HT
670€ NET

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23 nov. 2018
23-11-2018