L’archivage électronique des marchés publics
Adapter les mesures utiles pour archiver les données de ses marchés en toute sécurité
Alors que toute l’attention se focalise sur la remise obligatoire des offres par voie électronique, une phase essentielle de cette transformation numérique semble être oubliée : l’archivage électronique des marchés publics. Même si aucun texte ne l’impose, la mise en œuvre de l’archivage électronique est incontournable, d’une part pour des raisons probatoires et, d’autre part, pour parachever une dématérialisation de bout en bout de la commande publique. C’est un sujet essentiel qui nécessite qu’on lui alloue du temps et un budget spécifique. Cette formation vise à étudier les spécificités de l’archivage électronique et les bonnes pratiques à respecter pour sa mise en place.
- Identifier les obligations en matière d'archivage électronique des marchés publics
- Mettre en œuvre un projet d'archivage électronique des marchés publics
Connaître la réglementation générale des marchés publics ou avoir une pratique dans ce domaine
Définir l’archivage électronique et ses spécificités
- Les principes et spécificités de l’archivage public
- archives privées et archives publiques
- archives courantes, intermédiaires et définitives
- enjeux de l’archivage public
- le rôle du Service Interministériel des Archives de France (SIAF)
- Les éléments de définition de l’archivage électronique
- la conservation
- l’objectif probatoire
- la mise en œuvre d’outils et de méthodes
Identifier les différences entre l’archivage électronique et les autres systèmes
- Conservation
- Sauvegarde
- Stockage
- Coffre-fort électronique
- Système d’archivage électronique
- Gestion Électronique de Documents (GED)
- Parapheur électronique
- Les dispositifs de gestion de preuves
Cerner le cadre juridique et normatif de l’archivage électronique des marchés publics
- Le Code du patrimoine
- Le Code des relations entre le public et l'administration
- Les normes connues
Recenser les obligations d’archivage en matière de marchés publics
- Durée de conservation
- Périmètre et documents visés
- Les obligations de sécurité et de confidentialité
- Les formats et les supports de conservation
Prendre en compte l’écosystème de l’archivage électronique des marchés publics
- Panorama des offres et des prestataires
- Les prestataires agréés par le SIAF
Mettre en œuvre un projet d’archivage électronique des marchés publics
- Panorama de quelques opérations d’archivage électronique réussies
- L’audit, la cartographie et les études fonctionnelles et techniques à mener
- Différences entre l’archivage électronique des documents électroniques natifs et des documents papier numérisés
- Les différents supports d’archivage électronique et leurs coûts
- La définition de la politique d’archivage électronique
- Les composantes techniques et fonctionnelles d’une Solution d’Archivage Électronique (SAE)
- Les contraintes juridiques à intégrer : RGPD, loi informatique et libertés
Développer le projet avec un partenaire
- Le recours à l’externalisation
- le choix du prestataire
- les avantages
- les inconvénients
- La mutualisation de l’archivage
- les conditions d’une mutualisation réussie
- les économies envisageables (temps, budget…)
Étude de cas
Examen d’un cahier des charges relatif à la mise en œuvre d’un système d’archivage électronique
Plusieurs dispositifs de financement sont accessibles via les OPCO (Opérateurs de Compétences), organismes agréés par le ministère du Travail dont le rôle est d’accompagner, collecter et gérer les contributions des entreprises au titre du financement de la formation professionnelle.
Pour plus d’information, une équipe de gestionnaires ABILWAYS spécialisée vous accompagne dans le choix de vos formations et la gestion administrative.
