Formation Les prix dans les marchés publics

Comment sont fixés les prix dans les marchés publics ?

Commençons par un rappel des fondamentaux : dans les marchés publics, les prix sont librement fixés par les candidats, dans le respect du principe de mise en concurrence. Autrement dit, l'acheteur ne peut pas imposer un prix, mais il peut (et doit) définir avec précision les modalités de fixation des prix dans les documents de consultation.

Les différentes formes de prix pour un marché public

Le Code de la commande publique est assez clair sur la manière dont le prix d'un marché est déterminé. Il y a trois manières possibles de s'y prendre :

• Un prix unitaire : un prix est conclu pour chaque prestation, si bien que le montant total du marché dépendra des quantités réellement commandées. C'est le régime le plus courant, parce qu'il est adapté aux marchés fractionnés (exemples : fournitures et services récurrents).
• Un prix forfaitaire : un prix global est conclu pour l'ensemble du marché, quelles que soient les quantités. Cette forme est adaptée aux prestations complexes ou innovantes, dont le contenu est difficile à détailler (exemple : conseil informatique).
• Un prix mixte : l'entreprise fixe une partie forfaitaire et une partie à prix unitaire, pour combiner les avantages des deux formules. On l'observe souvent dans le cadre de marchés de maîtrise d'œuvre (exemple : construction d’un bâtiment).

Le choix entre ces différentes formes se fait en fonction de l'objet du marché. Ensuite, le choix se fait aussi selon le degré de connaissance des besoins et de la volonté (ou non) de l'acheteur de s'engager sur des quantités.

Le rôle des annexes financières dans la fixation des prix

Une fois que l'entreprise candidate et l'acheteur s'entendent sur la forme retenue pour le prix, tout cela doit être formalisé dans les documents financiers du marché :

• Le bordereau des prix unitaires (BPU) : il détaille l'ensemble des prix unitaires du marché, et sert de base au jugement des offres et au paiement des prestations.
• Le détail quantitatif estimatif (DQE) : il applique les prix du BPU à des quantités prévisionnelles, pour donner un montant estimé du marché. Attention, seuls les prix unitaires sont contractuels !
• La décomposition du prix global et forfaitaire (DPGF) : elle ventile le prix forfaitaire en différents postes, pour permettre le paiement des acomptes et la gestion des modifications éventuelles.

Ces annexes financières constituent une base classique pour tout accord. Elles doivent donc faire l'objet d'une attention toute particulière lors de la passation du marché. Par exemple, si nous parlons du BPU et du DQE, c'est grâce à eux que l'acheteur va pouvoir comparer les offres et vérifier leur cohérence.

Dans la pratique, les prix bougent. Le prix du ciment, par exemple, est très sensible à la demande mondiale. Une société candidate doit donc remettre une offre, mais elle doit aussi  tenir compte d’une réalité : sur des marchés de longue durée, il est rare que les prix restent figés. D'où l'importance de prévoir, dès la rédaction du marché, des clauses d'adaptation des prix à la conjoncture économique.

Ces clauses font l’objet d’un pan entier de la formation “Les prix dans les marchés publics” d’ACP. Un sujet technique que nous allons développer brièvement dans le paragraphe qui suit.

Que faut-il savoir sur les clauses de variation des prix d’un marché ?

Nous l'avons vu, le prix est un élément central du marché public. Mais il est souvent nécessaire de prévoir des mécanismes d'adaptation des prix initiaux. Autrement dit, prévoir des clauses pour faire varier les prix, de répercuter les évolutions des conditions économiques sur le montant du marché.

Prix fermes, actualisables, révisables : quelles différences ?

Dans les marchés publics, les prix peuvent varier en suivant trois régimes :

• Les prix fermes : ils ne varient pas pendant toute la durée du marché, quelles que soient les fluctuations économiques. C'est la solution la plus simple, mais qui fait porter le risque économique au titulaire. Elle est donc réservée aux marchés courts (moins d'un an en général).
• Les prix actualisables : ils peuvent être modifiés avant le début d'exécution du marché, si un délai s'écoule entre la remise de l'offre et le démarrage des prestations. L'actualisation permet de “rafraîchir” les prix en fonction de l'évolution de la conjoncture.
• Les prix révisables : ils peuvent être modifiés en cours d'exécution du marché, à la hausse comme à la baisse, selon une formule de révision prévue dès la signature. C'est le mécanisme le plus protecteur pour le titulaire, adapté aux marchés longs et/ou à forte composante économique (matières premières et main d'œuvre).

Le choix entre ces différentes options dépend de la durée et de la nature des prestations. Concrètement, plus le marché est long et soumis à des aléas économiques, plus il est recommandé de prévoir des prix révisables. À l'inverse, pour des marchés simples et courts, des prix fermes suffiront très souvent !

Comment fonctionne une clause dite “d'actualisation” de prix ?

Lorsque des prix actualisables sont prévus dans un contrat, le candidat et l’acheteur vont définir dans le CCAP (cahier des clauses administratives particulières) :

• Une date d'établissement des prix : c'est la date de référence pour apprécier les variations de prix. Souvent, c'est le mois précédant la remise des offres (mois m0).
• Un mode de calcul de l'actualisation : en général, on applique aux prix initiaux un coefficient d'actualisation basé sur un indice de référence (indice des salaires ou indice des prix à la production).

Prenons ici un exemple de clause, telle qu’elle apparaîtrait dans un contrat : 

“Les prix du présent marché sont réputés établis sur la base des conditions économiques du mois m0. Ils seront actualisés si un délai supérieur à 3 mois s'écoule entre m0 et la date de début d'exécution des prestations, par application aux prix du marché d'un coefficient Cn donnée par la formule : Cn = In/Io, dans laquelle Io et In sont les valeurs prises respectivement au mois m0 et au mois de début d'exécution des prestations par l'index de référence I, soit l'indice (…)”

Concrètement, cette clause veut tout simplement dire que si les coûts ont augmenté de 2% entre la remise de l'offre et le démarrage du marché (par exemple parce que le prix des matières premières a augmenté), les prix du marché seront revalorisés de 2% pour tenir compte de cette évolution. À l'inverse, si les coûts ont baissé, les prix seront revus à la baisse.

Comment fonctionne une clause dite “de révision” des prix ?

Sur les marchés de longue durée, les clauses de révision permettent d'adapter régulièrement les prix en fonction des fluctuations économiques. Elles prévoient généralement :

• À quel rythme réviser les prix (tous les mois, tous les trimestres, tous les ans...)
• Comment calculer les nouveaux prix, à l'aide d'une formule basée sur des indices officiels (indices des salaires, des matériaux, etc.)

Cette formule peut être simple (un seul indice) ou plus sophistiquée (combinaison de plusieurs indices), selon la complexité du marché. L'enjeu est qu'elle reflète au mieux la structure des coûts, sans être trop compliquée à mettre en œuvre.

Comment un acheteur peut-il éviter les dérapages ?

En effet, une révision automatique des prix peut parfois conduire à des hausses (ou des baisses) brutales et difficiles à supporter pour l'une ou l'autre des parties. Comment faire pour les gérer ? Tout simplement, l’acheteur expert décide dès le début d’intégrer :

• Une clause de sauvegarde, qui suspend la révision en cas de variation anormale des indices, le temps de renégocier entre acheteur et titulaire.
• Et/ou une clause butoir, qui fixe une limite maximale à la hausse ou à la baisse, au-delà de laquelle la révision ne joue plus.

L'idée est de se protéger. L’acheteur protège les deniers publics contre des évolutions trop fortes ou imprévues, et garde la main pour trouver une solution concertée en cas de dérive évidente des prix.

Bien sûr, même avec ces “coussins”, une clause de révision ne dispense pas de suivre comme le lait sur le feu l'exécution financière de son marché et de dialoguer avec son cocontractant !

Comment suivre les prix au cours de l’exécution d’un marché public ?

Nous avons vu que les clauses de variation permettent d'ajuster les prix initiaux en fonction des évolutions économiques. Mais pour que cet ajustement soit efficace, encore faut-il suivre de près l'exécution financière du marché et appliquer correctement les formules de variation. Voici quelques conseils pratiques, issus de notre formation “Les prix dans les marchés publics”.

Suivre les factures et les quantités réalisées

Tout au long du marché, l’acheteur suit les factures émises par le titulaire et les compare aux prestations réellement exécutées. C'est particulièrement vrai pour les marchés avec des bons de commande successifs ou des tranches de travaux, où les quantités peuvent évoluer.

Concrètement, cela implique de tenir un suivi précis des commandes passées, des factures reçues et des paiements effectués. Un simple tableau récapitulatif permet de faire le point régulièrement sur la consommation du marché et d'anticiper les éventuels dépassements.

Justement, si le marché prévoit une clause de révision des prix, il faut être vigilant à sa bonne application dans les factures. Cela peut sembler évident, mais dans la pratique, il n'est pas rare de voir des erreurs de calcul ou l'utilisation d'indices obsolètes.

Réaliser un suivi rigoureux

Quelques réflexes simples permettent à l’acheteur de sécuriser ce suivi :

• Vérifier que les indices utilisés sont bien ceux prévus dans la clause, avec la bonne référence de date (mois de facturation ou autre référence prévue).
• Refaire lui-même le calcul de la révision, en appliquant la formule et les coefficients de pondération prévus, pour vérifier qu'il n'y a pas d'erreur.
• Contrôler que la révision est bien appliquée à la bonne périodicité (mensuelle, trimestrielle...), sans oubli ni doublon.

En cas d'anomalie, il n’hésite pas à bloquer le paiement de la facture et à demander des explications au titulaire. C'est de la responsabilité de l'acheteur de veiller à la bonne application des clauses financières du marché.

Gérer les imprévus en dialogue avec le titulaire

Enfin, il faut garder à l'esprit qu'un marché n'est pas figé dans le marbre. En cours d'exécution, des imprévus ou des modifications peuvent survenir et bousculer l'équilibre initial du contrat : une nouvelle prestation à intégrer, le remplacement d'un sous-traitant, des difficultés d'approvisionnement, une nouvelle taxe, etc.

Dès qu'un tel changement a un impact sur les prix, il est important de le formaliser par un avenant et de renégocier les conditions financières.

Pour gérer au mieux ces imprévus, rien ne vaut un dialogue continu avec le titulaire. C'est en maintenant le contact et en partageant les informations qu'on peut anticiper les difficultés et trouver ensemble des solutions, dans un esprit collaboratif … mais aussi ferme sur le respect des engagements !

Au terme de cet article, vous avez désormais découvert ou mieux cerné l'épineux sujet des prix dans les marchés publics : comment choisir la forme de prix (forfaitaire, unitaire...) adaptée à son besoin, comment rédiger des clauses de variation (actualisation, révision) justes et sécurisées, ou encore comment suivre l'exécution financière du marché pour anticiper et gérer les aléas.

Mais au-delà de la théorie et des aspects techniques, retenez surtout que la gestion des prix est l'affaire de tous, tout au long de la vie du marché. Si ces sujets vous intéressent et que vous souhaitez approfondir vos connaissances, n'hésitez pas à vous inscrire à la formation "Les prix dans les marchés publics" proposée par ACP, étalée sur deux journées d'étude bien remplies !