Mutualiser ses achats publics

Formations courtes
Initiation
2 jour - 14 heures
Paris
Développer une méthodologie pour la mutualisation des achats

Les restrictions budgétaires amènent les différents établissements publics à chercher de nouveaux moyens pour limiter leurs dépenses. En parallèle, la mutation des organismes administratifs engendre de nombreusx rapprochements et fusions de structures. Dans ce contexte, la mutualisation des achats s’impose comme une nécessité car elle répond non seulement à certaines problématiques organisationnelles mais aussi budgétaires par les économies d’échelle qu’elle génère

Objectifs

  • Identifier les étapes clés d’une démarche de mutualisation des achats
  • Mettre en œuvre une méthodologie de mutualisation des achats
  • Maîtriser les outils de passation des achats mutualisés : groupement de commandes et centrale d’achat

Pour qui ?

Responsables et personnel souhaitant mettre en place une démarche de mutualisation des achats.

 

Code Dokelio :  AF_0000029238

Prérequis

Connaître la réglementation des marchés publics

Programme

1er jour

ÉTABLIR UNE MÉTHODOLOGIE POUR LA MUTUALISATION DES AHCHATS

Identifier les objectifs d’une mutualisation des achats

  •  La recherche d’économies d’échelle
  • La rationalisation des dépenses
  • L’harmonisation des processus de commande
  • Une meilleure synergie des compétences chez l’acheteur
  • La maîtrise des relations avec les fournisseurs ou prestataires de services
  • Les familles d’achats visées
  • La problématique des travaux
  • Exemples de mutualisation des achats

Définir une méthodologie de travail

  • La conduite de projet
  • Les enjeux et les points de vigilance
  • Un schéma de principe de la méthodologie

Etablir un état des lieux complet des achats

  • La cartographie des achats
  • La connaissance du marché et du tissu économique
  • Le diagnostic organisationnel et fonctionnel
  • L’analyse multicritère (achats à enjeux, points forts/faibles...)

Déterminer les axes de la politique achats

  • Les vecteurs d’influence de la politique achats : contexte et politique générale
  • Les enjeux propres de la mutualisation (économiques, structurels...)
  • Les objectifs de la politique achats

Elaborer la politique de mutualisation des achats – Ingénierie et méthodologie de la démarche

  • Stratégie globale – axes et enjeux – plan d’action
  • Les segments d’achats à enjeux
  • La stratégie par segment d’achat
  • La programmation des achats
  • La nomenclature
  • La déclinaison en plan d’action
  • La feuille de route (document cadre du processus de mutualisation)

ETUDE DE CAS
Analyse d’une politique achat et du plan d’action

Identifier les outils de la mise en œuvre de la stratégie achats

  • Les moyens dédiés : organisation d’une fonction achats adaptée
  • La démarche projet
  • La préparation de l’achat – définition des besoins, capitalisation d’expérience, benchmark, sourcing…
  • Les montages juridiques de la passation (groupement de commandes et centrale d’achat)

Préparer le cahier des charges pour les achats mutualisés

  • Traduire la stratégie d’achats dans le cahier des charges
  • L’enjeu des accords-cadres pour la satisfaction des besoins
  • L’intérêt des variantes et des PSE (Prestations Supplémentaires Éventuelles)

ETUDE DE CAS
Mise en application sur un segment d’achat particulier

Piloter l’exécution des achats mutualisés

  • Les objectifs du suivi des achats mutualisés
  • Les moyens dédiés
  • Les indicateurs et les outils

2e jour

FOCUS SUR LES OUTILS DE LA MUTUALISATION (MONTAGES JURIDIQUES DE PASSATION) : GROUPEMENT DE COMMANCDES ET CENTRALE D'ACHAT

Définir le cadre réglementaire des groupements de commandes

  • Les groupements de commandes au sens de l'ordonnance du 23 juillet 2015
  • La responsabilité des membres du groupement vis-à-vis des titulaires
  • La convention constitutive du groupement de commandes
  • Le formalisme et de moment d’adhésion à un groupement de commandes
  • Le régime de passation des marchés lancés en groupement de commandes

Analyser le fonctionnement d’un groupement de commandes

  • Le rôle, les attributions et la responsabilité du coordonnateur
  • Les missions des autres membres du groupement
  • Le rôle de la CAO pour les collectivités territoriales ou des commissions consultatives pour l’État et ses établissements publics
  • Le cas particulier des opérations de travaux

Assurer le suivi d’exécution des marchés passés par un groupement de commandes

  • La gestion financière
  • La compétence du coordonnateur pour la signature des avenants
  • La résiliation d’un marché en groupement

CAS PRATIQUE
Examen des clauses fondamentales d’une convention constitutive de groupement de commandes

Définir le cadre réglementaire des centrales d’achat

  • La centrale d’achat au sens de l'ordonnance du 23 juillet 2015
  • La convention d’adhésion à la centrale d’achat
  • Le formalisme et de moment d’adhésion à la centrale d’achat
  • Le régime de passation des marchés lancés par une centrale d’achat
  • Exemples de centrales d’achat

Créer une centrale d’achat et analyser son fonctionnement selon son statut

  • La forme associative
  • Le groupement d’intérêt public
  • Le syndicat mixte

CAS PRATIQUES
Analyse comparative (avantages/inconvénients) des 2 montages juridiques de passation : groupement de commandes et centrale d’achat
Détermination des montages juridiques de passation les mieux adaptés selon la nature des certains segments d’achats

Appréhender quelques structures favorisant une mutualisation des achats

  • Les achats dits « in house » dans le cadre des contrats de quasi-régie (ex : les sociétés publiques locales)
  • Les sociétés d'économie mixte et sociétés d’économie mixte locales
  • Les sociétés publiques locales d'aménagement
  • Les achats effectués par un groupement d’intérêt public ou par un groupement de coopération sanitaire
  • La fonction achats conférée aux groupements hospitaliers de territoire

Outils

  • Au cours de la formation, vous seront proposés :
    • des outils (exemples : fiche stratégie par segment d’achats, tableaux de bord...)
    • des notes juridiques (exemples : comparaison des montages en groupement de commandes ou centrale d’achat, sourcing...)

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Ref
6818093
Tarif
1120€ HT
1120€ NET

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23-05-2018
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04-10-2018
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