Formation - La programmation et le pilotage des crédits en AE(AP)/CP
Intégrer la performance dans votre gestion budgétaire
- Analyser les mécanismes de la gestion AE(AP)/CP
- Identifier les règles et techniques de budgétisation en AE(AP)/CP
- Gérer et suivre la programmation pluriannuelle en AE(AP)/CP
Sur l'année 2023, le taux d'atteinte des objectifs est de 4,4/5
Construire votre budget en mode AE(AP)/CP et en maîtriser le mécanisme.
Un quiz d’évaluation doit obligatoirement être rempli à l’issue de la session pour valider les acquis de la formation.
Dans les collectivités territoriales : directeurs financiers, contrôleurs de gestion, gestionnaires de crédits, DG, DGA, directeurs administratifs, agents des services comptables et budgétaires
Avoir une pratique des finances ou connaître la réglementation générale financière et budgétaire
1er jour
Cerner le cadre et le contexte général de la gestion des crédits en AE(AP)/CP
- Les fondements de la gestion des crédits en AE(AP)/CP
- La gestion des crédits en AE(AP)/CP comme un outil stratégique
- Les liens avec les outils de programmation budgétaire
Définir les trois types de comptabilités et leur articulation
- La comptabilité budgétaire (dite comptabilité de caisse)
- L'intérêt de la comptabilité d'analyse des coûts et ses limites
- La comptabilité d'engagement : définition et méthode
- les différents types d'engagement : juridique et comptable
- la comptabilité d'engagement et le principe de rattachement à l'exercice
- l'impact de la gestion en AE(AP)/CP sur la comptabilité d'engagement
ÉTUDE DE CAS
Articulation entre les trois comptabilités
Identifier les préalables à une gestion des crédits en AE(AP)/CP
- La mise en place d'une prospective budgétaire à travers le Plan Pluriannuel d'Investissement (PPI) et le Plan Pluriannuel de Fonctionnement (PPF)
- l'élaboration de son PPI et PPF
- le lien entre PPI/PPF et AE(AP)/CP
MISE EN SITUATION
Application de la procédure budgétaire
Élaboration d’un PPI et d'un PPF et leur articulation avec la gestion des crédits AE(AP)/CP
- Les principes et méthodes de budgétisation en AE(AP)/CP
- les principes : vote, individualisation, affectation sur opération, durée de vie, système d'information en AE(AP)/CP…
- les méthodes de budgétisation en AE(AP)/CP
- La construction de son architecture budgétaire en AE(AP)/CP
2e jour
Les règles de consommation des AE(AP)/CP
- Les événements consommant les AE(AP)
- Les mouvements de crédits autorisés
- Le service fait et le mandatement des CP
- Les principes d’affectation et de réservation des crédits et leurs limites
- Le principe de séparation entre l’ordonnateur et le comptable
ÉTUDE DE CAS
Consommation des AE(AP)/CP et son impact sur les trois types de comptabilités
Maîtriser le pilotage de la gestion des crédits en AE(AP)/CP
- Le suivi des AE(AP)/CP : la mise en place de tableaux de bord de suivi
- L’analyse des reports
ÉTUDE DE CAS
Élaboration de tableaux de bord de suivi et présentation d’un guide interne des procédures
- L’intérêt de l’élaboration d’un guide des procédures et sa mise en place
- Les différents contrôles
Focus sur la programmation et la consommation des crédits
- Le principe et la méthodologie de la programmation des activités
- Le mécanisme du « fléchage des crédits » et son impact en matière de gestion
Plusieurs dispositifs de financement sont accessibles via les OPCO (Opérateurs de Compétences), organismes agréés par le ministère du Travail dont le rôle est d’accompagner, collecter et gérer les contributions des entreprises au titre du financement de la formation professionnelle.
Pour plus d’information, une équipe de gestionnaires ABILWAYS spécialisée vous accompagne dans le choix de vos formations et la gestion administrative.
Un expert de la thématique et une équipe pédagogique en support du stagiaire pour toute question en lien avec son parcours de formation.
Techniques pédagogiques :
Alternance de théorie, de démonstrations par l’exemple et de mise en pratique grâce à de nombreux exercices individuels ou collectifs. Exercices, études de cas et cas pratiques rythment cette formation.
Ressources pédagogiques :
Un support de formation présentant l'essentiel des points vus durant la formation et proposant des éléments d'approfondissement est téléchargeable sur notre plateforme
AE, CP, AP... Derrière ces acronymes se cache un dispositif clé pour piloter efficacement les dépenses publiques : la gestion en Autorisations d'Engagement et Crédits de Paiement. Il s’agit d’une véritable colonne vertébrale de la programmation et de l'exécution budgétaire. Mais comment fonctionne-t-il concrètement ? Quels sont ses atouts et comment réussir sa mise en place ? Décryptage de cet outil incontournable pour tous les managers publics.
Comprendre le mécanisme de la gestion en AE/CP
Véritable colonne vertébrale de la programmation et de l'exécution budgétaire, ce mode de gestion offre une vision pluriannuelle des engagements. Surtout, il favorise un pilotage performant – et responsabilisant – de la dépense.
Définition des notions clés
Commençons par clarifier les termes.
Les Autorisations d'Engagement (AE) représentent la limite supérieure des dépenses pouvant être engagées juridiquement sur plusieurs années. Elles permettent de matérialiser un engagement ferme de la personne publique vis-à-vis d'un tiers (contrat, convention, marché...). En investissement, on parle d'Autorisations de Programme (AP).
Exemple : signature d'un marché de travaux de 10 M€ sur 3 ans. L'AP de 10 M€ constitue le plafond d'engagements juridiques liés à ce projet.
Les Crédits de Paiement (CP) représentent la limite supérieure des dépenses pouvant être payées ou décaissées au cours d'une année donnée pour couvrir les engagements contractés dans le cadre des AE/AP.
Exemple : l'échéancier prévisionnel de paiement du marché des travaux prévoit 3 M€ de CP en année N, 4 M€ en N+1 et 3 M€ en N+2.
Ainsi, les AE/AP constituent un plafond d'engagements, tandis que les CP servent de plafond annuel de décaissements. C'est la raison pour laquelle on parle de « budgétisation en AE/CP ».
Principes de fonctionnement
Toute dépense publique doit s'inscrire dans ce cadre :
- L'assemblée délibérante (Parlement, Conseil régional/départemental/municipal...) vote les enveloppes d'AE/AP et de CP par programme et action.
- Au fil de l'eau, chaque engagement juridique (bon de commande, marché...) vient consommer une partie des AE/AP, dans la limite du plafond voté. C'est l'étape « d'affectation » des AE/AP sur des opérations précises.
- En parallèle, chaque facture payée vient consommer une partie des CP votés, dans la limite de l'enveloppe annuelle. C'est le « mandatement » des dépenses.
Ainsi, le rythme d'affectation des AE/AP et de mandatement des CP peut différer, les engagements précédant souvent les paiements.
Exemple : reprenons le marché de travaux de 10 M€ sur 3 ans.
- En année N : affectation de l'AP de 10 M€ à la signature, puis mandatement des premières situations à hauteur de 3 M€ de CP ;
- En année N+1 : pas de nouvelle affectation d'AP (marché déjà engagé), mais un mandatement de 4 M€ de CP sur les travaux réalisés ;
- En année N+2 : mandatement du solde de 3 M€ de CP à l'achèvement des travaux.
Un suivi rigoureux des engagements, affectations et mandatements est donc nécessaire pour piloter la consommation des enveloppes dans le temps.
Articulation avec les 3 comptabilités publiques
La gestion en AE/CP impacte les 3 comptabilités publiques.
La comptabilité budgétaire retrace les autorisations votées (AE/AP et CP) et leur consommation. Elle est tenue par l'ordonnateur.
La comptabilité générale enregistre les engagements dès la naissance d'une obligation vis-à-vis d'un tiers (affectation des AE/AP), puis les charges/immobilisations et dettes au service fait. Les règles de rattachement des charges à l'exercice permettent de faire le lien avec les décaissements. Elle est tenue par le comptable.
La comptabilité analytique consolide les données budgétaires et comptables pour analyser les coûts complets par politique publique ou programme. En retraçant les CP consommés sur plusieurs exercices, elle donne une vision pluriannuelle des dépenses qui complète la seule approche par les décaissements annuels.
Exemple, en reprenant notre marché de travaux :
- Année N : enregistrement de l'engagement de 10 M€ à la signature. Constatation du service fait à hauteur de 3 M€ (charges à payer / factures non parvenues) ;
- Année N+1 : constatation du service fait à hauteur de 4 M€ de charges/immobilisations supplémentaires ;
- Année N+2 : idem pour le solde de 3 M€.
Maîtriser l'articulation entre ces comptabilités est essentiel pour réconcilier les enveloppes budgétaires votées et la réalité de leur exécution, dans une optique de pilotage de la performance.
La gestion en AE/CP offre donc un cadre budgétaire, comptable et analytique vertueux pour suivre les engagements dans la durée et responsabiliser les gestionnaires sur leurs impacts en trésorerie. Un prérequis pour réussir sa transformation budgétaire vers plus de performance. Il y a cependant une condition sine qua non : bien former ses équipes aux subtilités techniques du dispositif...
Saisir les bénéfices d'un pilotage en AE/CP
Pourquoi passer à une gestion en AE/CP ? Tout simplement parce qu'elle offre de vrais leviers de performance aux managers publics.
Mieux piloter les engagements dans la durée
En somme, fini le pilotage budgétaire au rétroviseur basé sur les seuls crédits annuels. Avec les AE/CP, vous disposez d'une visibilité pluriannuelle sur vos engagements. Concrètement, cela vous permet de :
- Connaître précisément le montant et l'échéance de vos restes à payer ;
- Identifier vos marges de manœuvre futures sur les programmes pluriannuels ;
- Objectiver vos arbitrages sur les priorités et le dimensionnement des projets.
Résultat : une allocation des ressources mieux optimisée sur le long terme.
Responsabiliser les gestionnaires
Autre atout clé : associer les budgets aux résultats. Engagement moral et légal, les AE responsabilisent fortement les services sur leur consommation future de CP. Très concrètement, cela signifie :
- Des gestionnaires davantage conscients des enjeux de soutenabilité ;
- Un autocontrôle renforcé pour respecter les enveloppes de CP annuelles ;
- Des actions correctives plus précoces en cas d’écartement.
Plus clairement, les AE/CP favorisent un pilotage par les engagements, vertueux et économe, là où la seule logique de moyens peut inciter à « tout dépenser » en fin d'année.
Éclairer les choix stratégiques
In fine, ce mode de gestion offre aux décideurs une information précieuse pour arbitrer et prioriser. Jugez plutôt :
- Projection fiable des restes à payer pour apprécier la soutenabilité des politiques
- Comparaison des coûts complets par programme pour objectiver les choix
- Redéploiements facilités entre programmes en fonction des résultats
De quoi prendre des décisions stratégiques réellement éclairées.
Au final, piloter en AE/CP, c'est se donner les moyens d'engager au plus juste, de responsabiliser la chaîne managériale et d'arbitrer sur des bases solides. Un levier de performance à ne pas négliger.
Réussir la mise en place du pilotage en AE/CP
Mais comment passer concrètement aux AE/CP ? Voici quelques clés indispensables pour réussir ce chantier d'envergure.
Sécuriser les prérequis techniques et organisationnels
Avant toute chose, un peu de remise à niveau s'impose.
Côté SI financier, vérifiez que votre système peut :
- Retracer les AE/CP par programme et action ;
- Suivre les affectations d'AE et les mandatements de CP en temps réel ;
- Éditer les états de suivi et les rapports financiers réglementaires.
Côté processus, quelques points de vigilance :
- Revoir votre calendrier budgétaire en avançant la phase de programmation ;
- Formaliser les règles d'affectation des AE par type d'engagement ;
- Fiabiliser la comptabilité d'engagement pour garantir la qualité des données ;
- Former vos équipes aux nouvelles règles de gestion.
L'enjeu ? Sécuriser la qualité de vos données budgétaires et comptables, le socle d'un pilotage efficace.
Structurer votre budget par destination
Place ensuite à la construction budgétaire. L'idée est de ventiler vos enveloppes d'AE/CP par destination pour refléter finement vos leviers d'action.
La démarche en 3 étapes :
- Identifier les politiques publiques à fort enjeu nécessitant un suivi en AE/CP
- Décliner chaque politique en programmes cohérents, puis en actions opérationnelles
- Estimer les AE/CP nécessaires par action puis consolider par programme
Le tout en veillant à :
- Associer étroitement les directions opérationnelles pour coller à la réalité des projets ;
- Chiffrer précisément les AE en lien avec les DMCP (Durées Moyennes de Consommation des CP) ;
- Équilibrer la programmation des CP en fonction des marges annuelles disponibles.
Résultat attendu : un budget 100 % sincère retraçant la réalité des engagements opérationnels !
Outiller le pilotage de l'exécution
Une fois voté, votre budget en AE/CP se pilote tout au long de l'année. Au programme :
- Suivre les affectations d'AE et les mandatements de CP par rapport à la programmation ;
- Analyser les taux d'affectation et de mandatement par action pour détecter les écarts ;
- Réaliser un reporting mensuel, a minima sur les programmes à risque ;
- Mettre en place une revue de gestion trimestrielle pour partager les résultats et les plans d'action.
L'objectif ? Piloter au plus près pour rectifier rapidement les écarts et tenir vos cibles de fin d'année.
Rendre des comptes sur la performance
Dernier incontournable : valoriser votre performance ! Au-delà des données financières, enrichissez vos reportings avec des éléments de politique publique. Concrètement :
- Mesurer le taux d'atteinte de vos objectifs opérationnels par programme ;
- Lisser votre trajectoire de CP et vos restes à payer par rapport aux cibles ;
- Évaluer l'efficience de vos actions en rapprochant les moyens consommés des résultats obtenus ;
- Communiquer aux élus et aux citoyens sur les bénéfices concrets de vos programmes prioritaires.
Une démarche vertueuse pour crédibiliser l'action publique et préparer les arbitrages futurs !
En résumé, la gestion en AE/CP n'est pas qu'un exercice technique. C'est avant tout un levier de modernisation et de performance au service du pilotage stratégique. Mais gare aux pièges : sans une formation solide des équipes et un portage managérial fort, le risque est grand de passer à côté des bénéfices ! La clé du succès ? Accompagner étroitement ce changement de culture… en s'appuyant, par exemple, sur une formation dédiée comme « La programmation et le pilotage des crédits en AE/CP » !
Alors, convaincus par la gestion en AE/CP ? Si vous êtes à la recherche d'un levier concret pour muscler votre performance budgétaire et gagner en agilité stratégique, c'est clairement une piste à creuser.
Mais attention, la réussite d'un tel projet ne s'improvise pas. Elle exige une formation solide de vos équipes aux fondamentaux techniques et un accompagnement au changement sans faille. Bref, un vrai investissement humain et managérial.
C'est précisément là que des cursus dédiés comme “La programmation et le pilotage des crédits en AE/CP” font toute la différence. En mixant apports conceptuels, travaux pratiques et retours d'expérience, ils vous donnent toutes les clés pour sécuriser la démarche et tirer le meilleur parti de ce nouveau mode de gestion.
Alors, prêts à sauter le pas ? À vos agendas pour planifier dès maintenant votre propre parcours de formation ! Car on ne le dira jamais assez : c'est en investissant dès aujourd'hui dans les compétences de vos équipes que vous doperez durablement la performance de vos organisations publiques.