Gestion des immobilisations
Assurer un suivi efficace et sécurisé des immobilisations
Disposer d’un état de l’actif précis et actualisé constitue une exigence forte de la comptabilité publique, notamment en termes de sincérité et d’équilibre budgétaire. Au regard de l’importance économique que peuvent revêtir les immobilisations des organismes publics, l’acquisition des règles et des procédés comptables permettant une gestion pertinente de ces actifs est indispensable pour tous les gestionnaires avisés et soucieux de converger vers les normes IAS et IPSAS.
- Assurer le suivi comptable des immobilisations
- Analyser les notions d’amortissements et de dépréciations en lien avec les comptes de gestion
- Garantir la validité juridique et économique des enregistrements comptables liés aux immobilisations
Impulser une dynamique pour une mise en place de procédures normées et assurer un suivi efficient des immobilisations.
Un quiz d’évaluation doit obligatoirement être rempli à l’issue de la session pour valider les acquis de la formation.
Agents et responsables des services administratifs et comptables en charge de la gestion patrimoniale et, plus particulièrement, de la comptabilité auxiliaire des immobilisations au sein des services centraux et déconcentrés de l’État, des services hospitaliers, des collectivités territoriales et des principaux opérateurs de l'État (EPA, EPIC, GIP...)
1er jour
Connaître l’environnement normatif de la gestion patrimoniale
- Le rôle de l’ordonnateur et de ses services et celui du comptable public
Distinguer les biens incorporels, corporels et immobilisations financières et les opérations inhérentes aux immobilisations
- Définition de l’actif
- biens incorporels
- biens corporels
- actifs financiers
- actifs circulants (stocks, créances, trésorerie)
- Différencier l’acquisition d’une immobilisation d’un acte d’achat représentatif d’une charge (actualisation des éléments constitutifs du coût d'acquisition et du coût de production selon la norme 5)
- Les immobilisations à travers le plan comptable général et les différentes instructions comptables
- La gestion comptable des immobilisations
- les passations d’écritures comptables
- les amortissements et la dépréciation des biens
Gérer le cycle de vie d’un bien dans le patrimoine mobilier et immobilier d’un organisme public
- L’entrée du bien dans le patrimoine
- établir un inventaire conforme à l'état de l’actif
- les opérations physiques d’entrée dans l’inventaire
- les outils informatiques nécessaires à la gestion patrimoniale
EXERCICES D'APPLICATION sur les charges et les immobilisations
MISE EN SITUATION sur la réception d’un matériel par le service utilisateur et l’entrée du matériel dans le système d’information logistique
2e jour
Évaluer le coût d’entrée des immobilisations dans le patrimoine de l’entité publique
- Évaluation initiale des immobilisations
- Coût historique, éléments du coût de revient à prendre en compte
- Évaluation par composants
- Prise en compte d’une valeur résiduelle
- Production d’immobilisations pour soi-même, évaluation des coûts de production, productions immobilisables et non immobilisables selon les normes comptables usuelles
- Date d’entrée, date de mise en service
- Les « en-cours »
Comptabilisation pratique des immobilisations, écritures comptables
Approfondir les notions de dépréciation des immobilisations
- Les différentes causes possibles de dépréciation des immobilisations
- Les règles d’amortissement et de dépréciation
- Les plans d’amortissement initiaux et révisés
- La comptabilisation des amortissements et des provisions pour dépréciation
ÉTUDES DE CAS
Mise en situation simple avec diverses acquisitions de matériels ne posant pas de problèmes particuliers
Mise en situation complexe avec un échange de biens standard en remplacement et acquisition de biens et d'équipements complexes à durées de vie différenciées
Identifier et exploiter les conséquences juridiques et économiques positives d’une gestion efficace des immobilisations (diverses causes de sortie des biens de l’actif)
- Les mises à disposition de biens
- Les cessions d’immobilisation
- La destruction accidentelle des biens
- La mise au rebut et la désaffectation
- Le processus de mise en traitement « fin de vie »
- Les précautions juridiques à prendre dans le cadre de l’actualisation d’un inventaire patrimonial
Comptabiliser les sorties de biens de son actif
ÉTUDES DE CAS
Mise en situation avec une sortie de biens suite à un cycle d’amortissement complet ou incomplet (valeur comptable supérieure à zéro)
Incidences d’un état de l’actif mal tenu et conséquences sur la situation patrimoniale, financière et budgétaire de l’organisme public
Plusieurs dispositifs de financement sont accessibles via les OPCO (Opérateurs de Compétences), organismes agréés par le ministère du Travail dont le rôle est d’accompagner, collecter et gérer les contributions des entreprises au titre du financement de la formation professionnelle.
Pour plus d’information, une équipe de gestionnaires ABILWAYS spécialisée vous accompagne dans le choix de vos formations et la gestion administrative.
Un expert de la thématique et une équipe pédagogique en support du stagiaire pour toute question en lien avec son parcours de formation.
Techniques pédagogiques :
Alternance de théorie, de démonstrations par l’exemple et de mise en pratique grâce à de nombreux exercices individuels ou collectifs. Exercices, études de cas et cas pratiques rythment cette formation.
Ressources pédagogiques :
Un support de formation présentant l'essentiel des points vus durant la formation et proposant des éléments d'approfondissement est téléchargeable sur notre plateforme
La gestion des immobilisations est un enjeu clé pour les organismes publics, à la croisée des impératifs de bonne gestion patrimoniale, de qualité comptable et de performance des politiques publiques. Mais cette gestion revêt aussi une complexité particulière dans le secteur public, en raison de ses spécificités juridiques, comptables et organisationnelles. Pour les comprendre, il est indispensable de s'intéresser au cadre réglementaire et normatif qui régit cette gestion ainsi qu'aux rôles des différents acteurs impliqués. Nous allons explorer ces aspects en répondant à cinq questions clés.
Quelles sont les différences entre la gestion des immobilisations dans le secteur public et dans le secteur privé ?
La différence avec une entreprise privée est la suivante : dans le secteur public, la gestion des immobilisations s'inscrit dans un cadre réglementaire et comptable spécifique, marqué par des principes forts comme la transparence, le contrôle et la bonne gestion des deniers publics.
Concrètement, cela se traduit par :
- Des règles comptables dédiées (instructions comptables, normes spécifiques aux entités publiques...) qui mettent l'accent sur la sincérité des comptes et le suivi patrimonial. Exemple : obligation de tenir un inventaire physique exhaustif des biens, avec des informations détaillées (état, affectation...) ;
- Des procédures formalisées et un fort contrôle interne pour sécuriser les opérations. Exemple : circuit de validation des acquisitions dans un logiciel, avec séparation ordonnateur/comptable ;
- L'obligation de se conformer aux règles de la commande publique pour l'acquisition des immobilisations. Exemple : appels d'offres obligatoires au-delà de certains seuils ;
- Une logique de gestion patrimoniale sur le long terme, et non de rentabilité à court terme ou d'optimisation fiscale. Exemple : cessions immobilières très encadrées, importance de la conservation et valorisation du patrimoine public.
Comment s'articulent les rôles de l'ordonnateur et du comptable public dans la gestion d'une immobilisation ?
Cette articulation intervient à trois étapes de la “vie” d’une immobilisation.
A l’entrée du bien
- L'ordonnateur décide de l'acquisition, engage juridiquement la dépense et liquide la facture ;
- Le comptable contrôle la régularité de l'opération et procède au paiement. Exemple : pour une acquisition immobilière, le maire (ordonnateur) signe l'acte authentique ; le comptable vérifie les pièces justificatives et applique le virement ;
Pendant le suivi en cours de vie
- L'ordonnateur assure le suivi physique et comptable du bien. Il tient l'inventaire, passe les écritures d'amortissement et de dépréciation ;
- Le comptable contrôle la sincérité des écritures et la concordance avec l'inventaire. Exemple : chaque année, le service gestionnaire (ordonnateur) actualise l'état de l'actif (il inspecte la situation corporelle avec les comptes du bilan tenus par le comptable).
A la sortie du bien
- L'ordonnateur prend la décision de cession/réforme et organise la sortie physique ;
- Le comptable contrôle et comptabilise la sortie définitive des comptes. Exemple : le conseil d'administration (ordonnateur) vote la mise au rebut d'un matériel obsolète ; le comptable vérifie la mise à jour de l'inventaire.
Comme nous l’avons vu, la séparation ordonnateur/comptable est un principe clé de la gestion publique en France. La bonne coordination est donc essentielle tout au long du cycle de vie d'un actif, pour garantir la sécurité juridique et comptable des opérations.
Quelles sont les évolutions récentes des normes comptables applicables aux actifs immobilisés des organismes publics ?
L’évolution des normes comptables publiques de ces dernières années a connu une tendance majeure : une convergence vers les pratiques du privé et les référentiels internationaux (IPSAS).
Parmi les changements notables :
- Le passage à une comptabilité patrimoniale et d'exercice, donnant une vision complète des actifs et de leur valeur. Exemple : généralisation progressive de la comptabilité d'engagement dans le secteur public ;
- L'introduction de nouvelles notions issues du privé comme les composants, l'approche par les risques, la dépréciation... Exemple : possibilité pour certains organismes publics de décomposer leurs biens par composants ayant des durées d'utilité propres ;
- L'évolution des méthodes de comptabilisation et d'évaluation des actifs. Exemple : expérimentation en cours pour une comptabilisation des actifs publics à la valeur de marché et non plus seulement à la valeur historique.
Ces évolutions impliquent d'adapter les pratiques et les systèmes d'information comptable. Dans les années à venir, nous verrons ces tendances se confirmer davantage avec :
- Une convergence des référentiels publics vers les normes IPSAS ;
- Un renforcement des obligations de transparence et de qualité comptable ;
- Un focus croissant sur la valorisation financière et non financière des actifs publics. Exemple : développement d'états annexes sur le patrimoine (état de l'actif, ratios de gestion...).
Il est donc impératif pour les professionnels d'intégrer ces évolutions normatives dans leurs pratiques de gestion des immobilisations.
Comment mettre en place une programmation des investissements immobilisés dans une organisation publique ?
L’exercice tient à la fois du stratégique (contribuer aux politiques publiques par une vision immobilière adaptée) et de la bonne gestion (programmer et optimiser les investissements dans la durée). Dans la réalité quotidienne des organismes publics, cela passe par une démarche structurée de programmation pluriannuelle :
Analyser le parc immobilier existant
- Réaliser un diagnostic technique et une analyse des performances (taux d'occupation, coûts, satisfaction des usagers...) ;
- Identifier les besoins d'entretien et de renouvellement. Exemple : mener un audit énergétique complet (analyse thermographique, bilan des consommations...) pour cibler les bâtiments à rénover en priorité et chiffrer un plan d'actions pluriannuel.
Anticiper les besoins futurs
- Prendre en compte l'évolution des services, les nouveaux projets, les changements réglementaires... Exemple : étudier l'impact du développement du télétravail sur les besoins en surfaces de bureau, en intégrant différents scénarios d'organisation sur 5-10 ans (espaces partagés, flex office...)
Fixer des objectifs à moyen/long terme
- Définir des cibles de performance, d'optimisation des surfaces, de rationalisation des implantations... Exemple : établir un plan de regroupement des services sur un site unique pour réduire les coûts, en analysant les différentes options (accessibilité, capacité, état des bâtiments...) et en définissant une feuille de route de mise en œuvre progressive.
Élaborer des scénarios d'investissement chiffrés
- Étudier différentes options (construction, acquisition, rénovation, cession...) avec plusieurs hypothèses de financement (budget propre, emprunt, partenariat...) Exemple : comparer les scénarios “achat-rénovation” vs “construction neuve” pour un projet de bâtiment administratif, en réalisant pour chaque option un préprogramme (surfaces, coût, planning...) et une analyse multicritère (localisation, évolutivité, performance...)
Établir une programmation financière et physique
- Décliner les investissements retenus en enveloppes budgétaires annuelles, en calendrier opérationnel, en plan de financement... Exemple : programmer les travaux de mise en accessibilité sur plusieurs années en fonction des priorités et des capacités financières, et suivre l'avancement du plan d'actions avec des indicateurs dédiés
Faire valider la programmation par les instances décisionnaires
- Présenter la programmation pluriannuelle aux organes compétents (assemblées délibérantes, CA...) pour validation ;
- Actualiser régulièrement cette programmation pour tenir compte des évolutions de contexte.
Ces étapes permettent de donner de la visibilité aux investissements immobiliers. Elles permettent aussi de bâtir une stratégie immobilière cohérente sur le long terme, au service des politiques publiques de l'organisme.
Déconstruction/réhabilitation d'un bâtiment public : comment optimiser la comptabilisation et le suivi des immobilisations “par composants” ?
La comptabilisation des immobilisations “par composants” consiste à distinguer au sein d'un même bien les éléments principaux ayant des durées d'utilisation différentes, et donc des rythmes d'amortissement propres. C'est particulièrement utile pour les biens complexes comme les bâtiments. L'objectif est d'avoir une vision plus fine des actifs immobilisés et de leurs cycles de renouvellement.
Voici quelques bonnes pratiques observées :
Dès la construction ou l'acquisition d'un bâtiment
Identifier les composants principaux (structure, toiture, menuiseries, installations techniques...) et déterminer leurs coûts respectifs et leurs durées d'amortissement, en lien avec les préconisations techniques et comptables. Cela suppose d'avoir des données détaillées.
Exemple : pour un nouveau groupe scolaire, les composants peuvent être : gros œuvre (50 ans), toiture (25 ans), menuiseries (25 ans), aménagements intérieurs (15 ans), chauffage-ventilation (20 ans)... Leurs coûts respectifs sont identifiés via la décomposition du prix global. À chaque composant est associé un plan d'amortissement.
En cas de rénovation lourde ou de restructuration d'un bâtiment ancien
Procéder à une “déconstruction comptable” : sortir les éléments remplacés (valeur brute et amortissements), et intégrer les nouveaux composants avec de nouvelles durées de vie. C'est une opportunité de remettre à plat l'actif.
Exemple : dans le cadre de la réhabilitation complète d'un immeuble de bureaux des années 1970, les installations de chauffage/climatisation et les menuiseries sont déposées et remplacées par des équipements performants. Au bilan, les composants “chauffage” et "menuiseries" sont mis à zéro et les nouveaux composants enregistrés pour leurs montants de travaux respectifs, avec de nouvelles durées d'amortissement (ex : 20 ans).
Tenir un inventaire détaillé des composants pour chaque bâtiment
Il faut tenir un inventaire en prenant en compte toutes les caractéristiques physiques et comptables : nature, date de mise en service, valeur d'origine, durée d'amortissement, valeur nette comptable... Idéalement avec un lien vers les données techniques (plans, descriptifs...).
Exemple : mise en place d'un module “gestion des immobilisations” dans le système d'information comptable et financier, interfacé avec le système de gestion patrimoniale, pour disposer d'une base de données complète.
Mettre en place des procédures pour fiabiliser les flux d'informations
On parle ici des échanges d’informations entre services techniques, financiers et comptables à chaque évolution des composants.
Exemple : processus formalisé pour les opérations de travaux, avec une étape de “bilan comptable” systématique en fin d'opération, associant le conducteur d'opération et le service immobilisations pour s'assurer de l'enregistrement des mouvements des composants.
Faire des composants un outil de pilotage patrimonial, pas seulement comptable !
Analyse de la vétusté des bâtiments, projection des besoins de renouvellement, anticipation budgétaire…Tout est à considérer.
Exemple : à partir des listings de composants et de leurs durées de vie, élaborer un plan prévisionnel de gros entretien-renouvellement sur 10 ans, pour chaque bâtiment et de façon consolidée. Intégration au dialogue de gestion.
Véritable changement majeur de la comptabilité publique, l'approche par composants nécessite de la rigueur dans le suivi technique et comptable, mais c'est un atout pour procéder à un pilotage actif et fin des actifs immobiliers, au plus près de leur réalité physique et de leurs enjeux de pérennité.
Vous pouvez cerner tous ces aspects grâce à la formation “Gestion des immobilisations” d’ACP, avec en particulier une mise en situation complexe et un échange de biens standard en remplacement et acquisition de biens et d'équipements complexes à durées de vie différenciées.