Formations longues

Cycle métier : acheteur public expert

Perfectionnement
10 jours (70 heures)
Paris
Par son expertise, l'acheteur public expert contribue à l'ingénierie de l'achat en apportant une vision stratégique dans les modalités de  traitement de l'achat public.

L'acheteur public expert assiste et conseille les acteurs et les décideurs en charge de la politique d'achat de l'organisme public en vue d'optimiser l'achat et de contribuer à sa performance.

Il apporte également son conseil aux acheteurs généralistes, aux prescripteurs et aux approvisionneurs pour définir les modalités de traitement des besoins dans des conditions optimales d'efficacité.

Il assure la préparation et la gestion des procédures complexes et innovantes liées aux marchés publics.

Sa fonction exige une parfaite maîtrise des techniques d'achat et des procédures liées aux marchés publics mises en œuvre dans le processus achat public, en intégrant les directives publiques en matière de développement durable et social.

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Objectifs

Pour qui ?

Prérequis

Objectifs

  • Concevoir et proposer les stratégies d'achat public, en prenant en compte les données de l'environnement interne et externe de l'organisme
  • Promouvoir et développer la performance économique des actes d'achats de l'organisme public
  • Identifier et utiliser des leviers d'achats innovants et performants pour atteindre des objectifs qualitatifs et quantitatifs prédéfinis

Pour qui ?

Acheteurs désireux d'acquérir et de développer une réelle expertise dans le développement de la performance juridique, économique et environnementale des achats publics de leur organisme


Code dokélio : AF_0000050324

Prérequis

Être un acheteur confirmé ou avoir suivi le " Cycle métier : acheteur public "

Programme

Module 1 - Développer l'expertise juridique liée aux procédures d'achat public

1er jour

MAÎTRISER LES RISQUES EN PHASE DE PASSATION

Rappeler les principes fondamentaux de l'achat public

  • L'ordonnance du 23 juillet 2015, son décret d'application du 25 mars 2016, la loi Sapin II, le décret du 10 avril 2017 et le Code de la commande publique, le Code de la commande publique
  • Définition des marchés publics et des accords-cadres
  • Les marchés publics exclus de l'ordonnance et le cas des marchés réservés

Définir le besoin

  • Le sourcing
  • L'obligation d'allotir
  • Les principes de rédaction d'un cahier des charges techniques
  • L'approche normative et/ou fonctionnelle
  • Les spécifications techniques et labels : définition et utilisation
  • L'introduction de variantes
  • L'évaluation quantitative et financière : le coût global, les unités opérationnelles, l'évaluation annuelle des besoins

Maîtriser les différents types de procédures d'achats

  • Les marchés inférieurs au seuil de 25000 € HT
  • La procédure adaptée
  • Les marchés spécifiques (sociaux-culturels) : la liste de l'arrêté 2016 et leurs règles particulières
  • L'appel d'offres
  • La procédure concurrentielle avec négociation
  • Le dialogue compétitif

Approfondir les règles de sélection des candidatures

  • Le point sur les conditions de participation
  • Les interdictions de soumissionner facultatives et obligatoires
  • Les documents et justificatifs à demander au stade de la candidature (l'arrêté du 29 mars 2016 fixant la liste des pièces et informations à demander)
  • Les règles et modalités de sélection des candidatures
  • Les mesures de simplification du dossier de candidature : le DUME
  • La possibilité de reporter l'analyse des candidatures à la fin de la procédure

Analyser les offres

  • Le choix de critères de jugement des offres appropriés
  • Le critère du coût du cycle de vie
  • La prise en compte des critères sociaux et environnementaux
  • Les modalités d'analyse des offres
  • Les méthodes de notation
  • L'analyse des variantes
  • L'analyse des offres dans le cadre des marchés allotis
  • La détection des Offres Anormalement Basses (OAB)
  • La régularisation possible des offres
  • Les conditions de mise en oeuvre de la négociation

Informer les candidats non retenus 

  • Les mentions portées sur les décisions de rejet
  • Le délai de suspension de la signature du marché public
  • Les particularités relatives aux procédures adaptées
  • Les documents et pièces communicables aux entreprises éliminées
2e jour

MAîTRISER LES RISQUES EN PHASE D'EXÉCUTION

Analyser les pièces contractuelles selon les différents types d'actes d'achat

  • La constitution d'un marché
  • Le contrat et ses pièces de référence (CCAP, CCTP, référence au CCAG applicable le cas échéant, mémoire technique..)
  • La pièce financière la plus appropriée 
  • L'acte d'engagement, quelle valeur ?
  • Les actes additionnels : avenants et actes spéciaux

Comprendre l'impact de la forme du marché sur le suivi d'exécution

  • La stratégie du choix du prestataire et son impact (cotraitance solidaire ou conjoint)
  • Les accords-cadres : marché subséquent et accord-cadre à bons de commande
  • Le cas de la multi-attribution
  • Le phasage et les tranches

Maîtriser le suivi administratif et financier du marché

  • Les actes d'exécution: ordres de service, commandes, décisions, certificats administratifs...
  • Les opérations de réception et de vérification
  • Le prix du marché
  • Les versements des acomptes
  • Le versement de l'avance
  • Le régime des paiements
  • Les garanties

Savoir détecter, tracer et traiter les non-conformités

  • La mise en demeure
  • Gérer les pénalités
  • Le prix du marché
  • Évaluer les dispositions de contrôle interne mises en place / la chaîne des responsabilités

Maîtriser l'évolution des marchés publics

  • La modification du marché en cours d'exécution
  • Les marchés complémentaires et similaires
  • Planifier et suivre la phase d'exécution d'un contrat
  • Simplifier les modalités de traitement et d'exécution des commandes
CAS PRATIQUE
Rédiger des avenants et leur motivation

Savoir appréhender le défaut d'exécution et les résiliations

  • Processus de formalisation du contrat
  • Coordonner les différents acteurs du processus au sein de votre organisation
  • Tirer profit des incidents d'exécution et définir les axes de progrès sur le plan procédural, financier et qualitatif: la capitalisation du retour d'expérience de l'exécution des contrats
CAS PRATIQUE
Rédiger des fiches d'incidents et des mises en demeure

Module 2 - Concevoir l'architecture contractuelle des projets d'achat complexes

1er jour

Comprendre le cadre général des marchés complexes

  • Définition d'un marché complexe
  • Les points clés : qualité, délai, quantité, prix
  • Les risques des marchés complexes

Étude de cas
Dossier fil conducteur : mise en place une cartographie des risques

 Identifier les besoins

  • Les catégories d'achats concernées
  • La définition des besoins :
    • l'analyse des besoins : la typologie d'achat, les contraintes, les délais de réalisation (urgence, importance,…)
    • cerner la criticité du besoin
    • associer le besoin à la matrice SWOT
    • comprendre la notion de flexibilité du besoin via le CriNiFlex
  • La planification des besoins
    • la matrice PCDA (Plan Check Do Action),
    • le planning d'achat : coût, délais, outils, livrables

Étude de cas
Dossier fil conducteur : mise en place d'un tableau de criticité et d'une matrice SWOT

Mettre en place l'équipe dédiée

  • Les acteurs et leur rôle : acheteur, prescripteur, AMO, architecte,….
  • La communication entre les acteurs : les échanges, les réunions, les compte-rendu
  • Le comité de pilotage

 

2e jour

Cerner les spécificités de chaque montage complexe

  • Les marchés de maîtrise d'œuvre
  • Les délégations de service
  • Le partenariat d'innovation
  • Les concessions
  • Les appels à projets
  • Les marchés globaux de performance
  • Les contrats de coopération
  • Les baux emphytéotiques

Étude de cas
Analyse de situation (enjeux et objectifs) et choix du montage

Les procédures dédiées

  • La procédure concurrentielle avec négociation
  • Le dialogue compétitif
  • Le partenariat d'innovation
  • Le concours

 Identifier les clauses essentielles à intégrer en fonction du marché / accord-cadre retenu

  • Les clauses administratives
    • La sous-traitance
    • La cotraitance
    • Les modifications au contrat
    • Les vérifications
  • Les clauses techniques
    • la réception,
    • les ordres de service,
  • Les clauses financières
    • Les avances
    • Les modes de révisions des prix
    • Les décomptes finaux
    • La rémunération du titulaire

Étude de cas
Dossier fil conducteur : rédaction de clauses contractuelles


Module 3 - Élaborer et mettre en oeuvre les stratégies d'achats publics

1er jour

Définir les principes liés à la stratégie d'achat public : concept et cadre d'action

•       Distinguer les notions de politique d'achat et de stratégie d'achat

•       Connaître les principes et les outils du marketing achat

•       Élaborer et positionner la stratégie d'achat dans le processus achat 

Procéder à la classification et la programmation des besoins d'achats de l'organisme public

•       Recenser les différentes catégories de besoins d'achats

•       Définir la typologie des marchés fournisseurs associés aux besoins d'achats

•       Rationaliser les modalités de gestion des besoins d'achats

•       Planifier, programmer et piloter l'activité des achats de l'organisme public

ÉTUDE DE CAS en groupe
Élaboration d'une classification simplifiée des besoins d'achats de l'organisme 

Procéder à l'analyse des besoins d'achats de l'organisme

•       Analyser les données essentielles liées à la caractérisation des besoins d'achats

•       Prendre en compte le cycle de vie des besoins d'achats et les modalités d'utilisation et de consommation

•       Intégrer les objectifs de développement durable

Élaborer le diagnostic stratégique des besoins d'achats de l'organisme

  • Procéder à l'analyse ABC des besoins d'achats et identifier les gains potentiels

  • Analyser et évaluer les risques liés à la typologie des besoins d'achats et au marché fournisseur

ÉTUDE DE CAS en groupe
Élaboration d'une analyse ABC des besoins d'achats de l'organisme

2e jour

Procéder à l'analyse du marché fournisseur lié aux besoins d'achats de l'organisme

•       Organiser le recueil et la gestion des informations liées au marché fournisseur

•       Analyser les prix et les éléments constitutifs des prix ou des coûts 

Identifier et caractériser les leviers d'achat à mettre en œuvre dans la stratégie d'achat

  • Connaître les possibilités offertes par les règles applicables à l'achat public

  • Définir les principaux leviers d'achat à mettre en œuvre : standardisation, mutualisation, expression fonctionnelle du besoin, gestion en coût global, négociation

ÉTUDE DE CAS en groupe visant à rédiger une fiche synthétique de proposition de leviers d'achat applicables à différentes typologies d'achat

Assurer la mise en œuvre de la stratégie d'achat

  • Décliner les éléments de la stratégie d'achat dans chaque phase du processus achat

  • Adapter et optimiser l'emploi des ressources et l'organisation de la fonction achats

  • Intégrer les éléments de la stratégie d'achat dans le tableau de bord

  • Mesurer et évaluer les résultats de performance obtenus dans la satisfaction des besoins

  • Assurer le reporting et conduire les actions correctives


Module 4 - Préparer et conduire la négociation d'un projet d'achat complexe

1er jour

Rappel du contexte réglementaire

  • Rappel des cas où la négociation est autorisée par la réglementation des marchés publics
  • Rappel des règles essentielles à respecter pour la négociation de l'achat public
  • Définition et fixation des règles de la négociation à annoncer dans le règlement de la consultation

 Identifier les facteurs de complexité de la négociation

  • Un rapport de forces déséquilibré (fournisseur unique, achat critique)
  • Un domaine/projet complexe, stratégique, délicat avec des enjeux forts
  • Un différend important, voire un conflit
  • Une négociation en groupe (implication de plusieurs acteurs spécialisés dans des domaines différents)
  • Une négociation avec des personnalités difficiles ou de niveau différent
  • Une négociation interculturelle

 Développer son pouvoir de négociation d'acheteur

  • Analyser toutes les données liées à la négociation
  • Identifier les enjeux respectifs des parties prenantes à la négociation
  • Identifier les risques liés à la typologie de l'achat et au fournisseur
  • Établir la balance des pouvoirs respectifs acheteur/vendeur liés à l'objet de la négociation
  • Identifier et développer ses points forts et ses pouvoirs personnels liés à la fonction d'acheteur
  • Identifier ses points faibles liés à la fonction d'acheteur et se protéger
  • Développer son attractivité en tant que donneur d'ordres, acheteur public
  • Identifier et définir les marges de manœuvre respectives
  • Déterminer et fixer sa cible et ses objectifs de négociation
  • Identifier les concessions possibles
  • Utiliser la matrice achats (ou matrice de Kraljik) pour situer le projet d'achat dans celle-ci
  • Identifier et définir les leviers d'action à mettre en œuvre
  • Construire le plan stratégie de sa négociation

ÉTUDE DE CAS
Sur la base d'une étude de cas servant de fil rouge, réaliser une mise en situation préliminaire afin de permettre aux participants d'identifier les enjeux de leur achat, les pouvoirs et leviers dont ils disposent dans certaines situations d'achat (achat stratégique, achat critique notamment)

Argumenter et vaincre les objections

  • Construire et ordonner son argumentaire en prenant en compte les enjeux de négociation de son interlocuteur
  • Définir et anticiper les objections possibles
  • Exploiter l'objection pour amener à une conclusion satisfaisante

ÉTUDE DE CAS
Travail en sous-groupes sur le recensement des objections les plus fréquentes :

  • Identification des difficultés rencontrées
  • Restitution et présentation en plénière, mutualisation des meilleures approches
  • Le traitement des objections, exploitation en séance des travaux réalisés par les sous-groupes

Travail sur les séquences, prise de contact, découverte et argumentation

2e jour

Identifier son profil de négociateur, les forces et faiblesses des fournisseurs et leurs motivations

  • Utiliser les apports de la PNL à toutes les étapes de la négociation
  • Mieux connaître sa personnalité et son profil de négociateur (et ceux de son interlocuteur)
  • Connaître les méthodes classiques des vendeurs pour déceler les motivations du fournisseur et de son représentant (SONCAS : Sécurité Orgueil Nouveauté Confort Argent Sympathie)
  • Exploiter les outils d'évaluation des motivations
  • Savoir identifier la personnalité de son interlocuteur pour mieux adapter son style personnel
  • Développer son assertivité
  • Savoir décrypter la communication non verbale de son interlocuteur
  • Apprendre à se synchroniser avec son interlocuteur (utiliser les bases de la méthode PNL)
  • Utiliser l'intelligence émotionnelle dans la négociation (écoute active, empathie, questionnement et reformulations)

ÉTUDE DE CAS
Réaliser un autodiagnostic sur son propre profil et style de négociateur

Sortir d'une situation de conflit ou d'entretien bloqué tout en préservant ses intérêts et la relation avec son interlocuteur

  • Utiliser le DESC (Décrire les faits, exprimer les Émotions, proposer des Solutions, décrire les Conséquences positives) pour dénouer une situation de conflit ou de blocage de la négociation

ATELIER EN SOUS-GROUPES
Mise en pratique des 4 étapes du DESC dans une situation de blocage

Conduire et conclure l'entretien de la négociation

  • Respecter les étapes de l'entretien de la négociation
  • Assurer une progression méthodique et maîtrisée dans l'entretien de négociation
  • Ancrer les arguments et verrouiller les accords partiels
  • Préparer l'approche de la phase de conclusion en identifiant les signaux appropriés
  • Prendre l'initiative de la conclusion : les techniques de conclusion efficaces à adopter en fonction des situations
  • Formaliser les accords et conclure la négociation :
  • Formaliser de façon positive les engagements réciproques
  • Reformuler explicitement les termes des accords
  • Renforcer les bases d'une relation pérenne de dimension humaine

ÉTUDES DE CAS
Mise en situation réelle pour le traitement de l'étude de cas servant de fil rouge sur l'identification des signaux d'accord et leur exploitation pour s'engager vers la conclusion la mise en pratique des techniques de conclusion

 

 

 

 

 

 


Module 5 - Maîtriser la performance des fournisseurs

1er jour

Appréhender le marché fournisseur

  • Connaître les différents types de prix pratiqués par le marché fournisseur
  • Construire une base de données des fournisseurs par typologie d'achat
  • Sourcer et évaluer les nouveaux fournisseurs et les prestataires 

Optimiser la participation des opérateurs économiques 

  • Assurer la maîtrise des risques liés à l'achat dans les clauses contractuelles
  • Prévoir le suivi et l'évaluation des titulaires dans les pièces du marché
  • Définir et introduire des critères pertinents pour le choix des offres en ayant recours à des critères d'innovation, de coût global, de coût du cycle de vie
  • Favoriser des offres innovantes en utilisant l'allotissement et le recours à la proposition variante
  • Intégrer utilement les exigences écoresponsables et socio-responsables et leur mode d'évaluation

ÉTUDE DE CAS
Exemples de clauses types à insérer dans les documents du marché

2e jour

Gérer la relation fournisseurs au cours de l'exécution des marchés 

  • Mettre en place un dispositif et une méthodologie de gestion de la relation avec les fournisseurs dans le cadre de l'exécution des marchés
  • Définir et surveiller les points clés de l'exécution des contrats d'achat au regard des critères générateur de la performance attendue
  • Organiser la communication avec le fournisseur pendant l'exécution des marchés

Mesurer la performance obtenue par le fournisseur dans l'exécution du marché

  • Établir les modèles de grilles d'analyse et procéder au recueil des données obtenues
  • Évaluer et comparer les résultats obtenus lors de l'évaluation avec les objectifs contractuels initialement fixés dans les pièces du marché
  • Analyser le fonctionnement des clauses du marché et gérer les anomalies ou dysfonctionnements constatés
  • Communiquer avec les fournisseurs sur les résultats obtenus
  • Mettre en application les mesures correctives et/ou les sanctions prévues dans les pièces contractuelles

ÉTUDE DE CAS
Mise en œuvre d'une grille d'évaluation fournisseur permettant d'établir un référentiel des indicateurs d'écarts et de dysfonctionnement dans le cadre de l'exécution d'un marché


Module 6 - Développer son assertivité

Ce module vous sera présenté sous la forme d'un parcours de 13 vidéos

Homologations

Cycle métier : acheteur public expert
Ref
6819199
Tarif
5430€ HT
4345€ TTC
5430€ NET

Prochaines sessions

Le choix de la session vous sera demandé lors de votre inscription.

Paris
Prochaines sessions
12 nov. 2019 au 07 févr. 2020
12-11-2019
13-11-2019
28-11-2019
29-11-2019
17-12-2019
18-12-2019
13-01-2020
14-01-2020
06-02-2020
07-02-2020
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