Cycle métier : acheteur public expert

Formations certifiantes & VAE Expert
Perfectionnement
10 jours - 70 heures
Paris

Par son expertise, l’acheteur public expert contribue à l’ingénierie de l’achat en apportant une vision stratégique dans les modalités de  traitement de l’achat public.

L’acheteur public expert assiste et conseille les acteurs et les décideurs en charge de la politique d’achat de l’organisme public en vue d’optimiser l’achat et de contribuer à sa performance.

Il apporte également son conseil aux acheteurs généralistes, aux prescripteurs et aux approvisionneurs pour définir les modalités de traitement des besoins dans des conditions optimales d’efficacité.

Il assure la préparation et la gestion des procédures complexes et innovantes liées aux marchés publics.

Sa fonction exige une parfaite maîtrise des techniques d’achat et des procédures liées aux marchés publics mises en œuvre dans le processus achat public, en intégrant les directives publiques en matière de développement durable et social.

Objectifs

  • Concevoir et proposer les stratégies d’achat public, en prenant en compte les données de l’environnement interne et externe de l’organisme
  • Promouvoir et développer la performance économique des actes d’achats de l’organisme public
  • Identifier et utiliser des leviers d’achats innovants et performants pour atteindre des objectifs qualitatifs et quantitatifs prédéfinis

Pour qui ?

Acheteurs désireux d’acquérir et de développer une réelle expertise dans le développement de la performance juridique, économique et environnementale des achats publics de leur organisme

 

Code DOKELIO : AF_0000050324

Prérequis

Être un acheteur confirmé ou avoir suivi le " Cycle métier : acheteur public "

Homologations

Programme

Développer l'expertise juridique liée aux procédures d'achat public

OBJECTIFS

Maîtriser l'essentiel des dispositions prévues par l'ordonnance et le décret marchés publics ainsi que la jurisprudence, en vue de les diffuser et de garantir la fiabilité et la sécurité des différentes procédures d'achat public qui peuvent être mises en oeuvre par l'organisme selon la complexité des projets d'achat, de leur lancement jusqu'à la conclusion des marchés et au suivi de leur bonne exécution, dans une logique de prévention et de maîtrise des risques et des litiges dans chacune des phases du processus achat

 

1er jour MAÎTRISER LES RISQUES EN PHASE DE PASSATION

Rappeler les principes fondamentaux de l'achat public

  • L'ordonnance du 23 juillet 2015, son décret d'application du 25 mars 2016, la loi Sapin II et le décret du 10 avril 2017
  • Définition des marchés publics et des accords-cadres
  • Les marchés publics exclus de l'ordonnance et le cas des marchés réservés

Définir le besoin

  • Le sourcing
  • L'obligation d'allotir
  • Les principes de rédaction d'un cahier des charges techniques
  • L'approche normative et/ou fonctionnelle
  • Les spécifications techniques et labels : définition et utilisation
  • L'introduction de variantes
  • L'évaluation quantitative et financière : le coût global, les unités opérationnelles, l'évaluation annuelle des besoins

Connaître les différents types de procédures d'achats

  • Les marchés inférieurs au seuil de 25000 € HT
  • La procédure adaptée
  • Les marchés spécifiques (sociaux-culturels) : la liste de l'arrêté 2016 et leurs règles particulières
  • L'appel d'offres
  • La procédure concurrentielle avec négociation
  • Le dialogue compétitif

Sélectionner les candidatures

  • Le point sur les conditions de participation
  • Les interdictions de soumissionner facultatives et obligatoires
  • Les documents et justificatifs à demander au stade de la candidature (l'arrêté du 29 mars 2016 fixant la liste des pièces et informations à demander)
  • Les règles et modalités de sélection des candidatures
  • Les mesures de simplification du dossier de candidature
  • La possibilité de reporter l'analyse des candidatures à la fin de la procédure

Analyser les offres

  • Le choix de critères de jugement des offres appropriés
  • Le critère du coût du cycle de vie
  • La prise en compte des critères sociaux et environnementaux
  • Les modalités d'analyse des offres
  • Les méthodes de notation
  • L'analyse des variantes
  • L'analyse des offres dans le cadre des marchés allotis
  • La détection des Offres Anormalement Basses (OAB)
  • La régularisation possible des offres
  • Les conditions de mise en oeuvre de la négociation

Informer les candidats non retenus 

  • Les mentions portées sur les décisions de rejet
  • Le délai de suspension de la signature du marché public
  • Les particularités relatives aux procédures adaptées
  • Les documents et pièces communicables aux entreprises éliminées

2e jour MAîTRISER LES RISQUES EN PHASE D'EXÉCUTION

Analyser les pièces contractuelles selon les différents types d'actes d'achat

  • La constituon d'un marché
  • Le contrat et ses pièces de référence (CCAP, CCTP, référence au CCAG applicable le cas échéant, mémoire technique..)
  • La pièce financière la plus appropriée 
  • L'acte d'engagement, quelle valeur ?
  • Les actes additionnels : avenants et actes spéciaux

Comprendre l'impact de la forme du marché sur le suivi d'exécution

  • La stratégie du choix du prestataire et son impact (cotraitance solidaire ou conjoint)
  • Les accords-cadres : marché subséquent et accord-cadre à bons de commande
  • Le cas de la multi-attribution
  • Le phasage et les tranches

Maîtriser le suivi administratif et financier du marché

  • Les actes d'exécution: ordres de service, commandes, décisions, certificats administratifs...
  • Les opérations de réception et de vérification
  • Le prix du marché
  • Les versements des acomptes
  • Le versement de l'avance
  • Le régime des paiements
  • Les garanties

Savoir détecter, tracer et traiter les non-conformités

  • La mise en demeure
  • Gérer les pénalités
  • Le prix du marché
  • Évaluer les dispositions de contrôle interne mises en place / la chaîne des responsabilités

Maîtriser l'évolution des marchés publics

  • La modification du marché en cours d'exécution
  • Les marchés complémentaires et similaires
  • Planifier et suivre la phase d'exécution d'un contrat
  • Simplifier les modalités de traitement et d'exécution des commandes

CAS PRATIQUE
Rédiger des avenants et leur motivation

Savoir appréhender le défaut d'exécution et les résiliations

  • Processus de formalisation du contrat
  • Coordonner les différents acteurs du processus au sein de votre organisation
  • Tirer profit des incidents d'exécution et définir les axes de progrès sur le plan procédural, financier et qualitatif: la capitalisation du retour d'expérience de l'exécution des contrats

CAS PRATIQUE
Rédiger des fiches d'incidents et des mises en demeure

Concevoir l'architecture contractuelle des projets d'achat complexes

OBJECTIFS

  • Maîtriser l'essentiel des possibilités offertes par la réglementation pour concevoir et gérer des montages contractuels concernant les marchés publics présentant un caractère complexe
  • Assurer de façon efficace le rôle d'expert architecte des contrats d'achats publics au sein de son organisme

 

1er jour

Connaître les principes du droit des marchés publics

  • L'ordonnance du 23 juillet 2015 et le décret d'application du 25 mars 2016
  • La loi Sapin II et le décret du 10 avril 2017 modifiant la commande publique

Mettre en place une méthodologie de travail pour évaluer les différents types de marchés publics

  • L'examen du besoin comme élément majeur de la détermination du montage contractuel
  • L'examen des enjeux liés à l'exécution future du marché / accord-cadre
  • La mise en place d'une concertation avec tous les acteurs
  • La méthode FFOM
  • La réflexion de l'analyse en coût global
  • Mesurer les risques inhérents à chaque montage
  • La rédaction du cahier des charges et des pièces administratives
  • La pertinence d'une AMO

Examiner les procédures de passation des marchés publics et mesurer les leviers d'optimisation d'achat public

  • L'organisation générale de la consultation, l'opportunité d'un groupement de commandes
  • Les différentes formes de procédure
  • Les marchés publics globaux
  • Mesurer les leviers offerts par chaque procédure (négociation, dialogue, auditions...)

2nd jour

Examiner les montages contractuels complexes

  • Les différentes formes de contrats, l'intérêt de l'accord-cadre
  • Les tranches optionnelles
  • La conception-réalisation, contrat sur performances
  • Le partenariat d'innovation
  • Les marchés de facility management

Maîtriser les règles de l'analyse des offres en montage complexe

  • Les éléments d'analyse
  • La pertinence de la pondération
  • L'interprétation des données
  • Les analyses croisées (ex. des marchés à tranches optionnelles, variantes et P.S.E.)

Identifier les clauses essentielles à int&grer en fonction du marché / accord-cadre retenu

  • Clauses administratives (sous-traitance, cotraitance, modifications du contrat...)
  • Clauses techniques (réception, ordre de service...)
  • Clauses financières (avance, variation de prix, décomptes finaux...)

Élaborer et mettre en oeuvre les stratégies d'achats publics

OBJECTIFS

  • Définir, formaliser, proposer et mettre en oeuvre les stratégies d'achats à partir des données internes liées aux besoins et des données externes liées au marché fournisseur correspondant
  • Intégrer les éléments liés aux directives publiques et à la politique d'achat de l'organisme
  • Proposer des leviers performants permettant d'optimiser l'efficacité économique et environnementale des achats de l'organisme, dans une logique d'anticipation et  de maîtrise des risques

 Jour 1 :

Établir les fondements, formaliser et mettre en oeuvre la stratégie d'achats

  • Élaborer la segmentation des achats
  • Mettre en oeuvre la programmation des achats par segment 
  • Procéder à l'analyse méthodique
    • des besoins du segment d'achat de référence, en intégrant les objectifs de développement durable
    • du marché fournisseur de référence : identifier les politiques et stratégies commerciales du marché fournisseur, identifier les contributions stratégiques des fournisseurs, évaluer le rapport de force sur le marché fournisseur, maîtriser les risques liés au marché fournisseur, définir les profils cibles des fournisseurs à rechercher et analyser ses attentes en fonction du cycle de vie des produits et du portefeuille d'activité de l'entreprise
    • des prix et des coûts liés aux achats du segment
    • des contraintes et des risques des achats du segment
  • Établir le diagnostic stratégique des achats du segment
  • Identifier et caractériser les leviers d'achats à mettre en oeuvre 
    • choisir les leviers d'action à mettre en oeuvre : panorama des leviers stratégiques d'achats
    • se fixer des objectifs stratégiques en cohérence avec les éléments de la politique d'achats

ÉTUDE DE CAS
Formalisation d'une stratégie d'achats à partir d'une politique d'achat

 

Jour 2 :

Assurer la mise en oeuvre de la stratégie d'achats

  • Décliner les éléments de la stratégie d'achats dans le processus achat
  • Contrôler la mise en oeuvre de la stratégie d'achats dans le traitement des besoins d'achats
  • Optimiser les coûts et les délais liés au traitement des besoins d'achat
  • Optimiser l'emploi des ressources et l'organisation de la fonction achats
  • Assurer le retour d'expérience pour ajuster la stratégie d'achats en fonction des résultats obtenus

 Mettre en oeuvre un véritable pilotage de la performance des achats 

  • Mettre en oeuvre des critères de performance créateurs de valeur du processus achat
  • Intégrer les éléments de la stratégie d'achats dans le tableau de bord
  • Mesurer et évaluer les résultats obtenus dans la satisfaction des besoins
  • Assurer le reporting et conduire les actions correctives

ÉTUDE DE CAS
Construction d'un tableau de bord comprenant des indicateurs pertinents afin d'évaluer la performance achat et les points d'amélioration

 

 

Préparer et conduire la négociation d'un projet d'achat complexe

Préparer et conduire les négociations de projets d’achats complexes, en maîtrisant les méthodes d’analyse comportementale pour optimiser ses performances personnelles en vue de mieux convaincre et de faire face aux situations difficiles

OBJECTIFS

  • Utiliser les méthodes d'analyse comportementale
  • Optimiser ses performances personnelles pour convaincre son fournisseur
  • Gérer des négociations en situation complexe et conflictuelle

Cerner les apports de la PNL à toutes les étapes de la négociation

  • Introduction à la PNL (Programmation neuro-linguistique)

 Comprendre les étapes de la négociation pour un objectif : conclure !

  • La première impression
  • Mettre en application les apports PNL
  • Positionner sa stratégie
  • Montrer l’importance de s’y préparer dès les 5 premières minutes
  • Démontrer de quelle façon chaque phase d’un entretien intervient dans la conclusion

ÉTUDE DE CAS
Une à deux mises en situation préliminaires seront proposées aux participants afin de leur permettre d’identifier les temps forts d’une négociation et les points de difficulté à travailler

Identifier un contexte de négociation déséquilibrée

ÉTUDE DE CAS
Mises en situation sur le cas d’un fournisseur monopolistique

Préparer une négociation complexe

  • Déterminer et fixer ses objectifs de négociation, définir ses marges de manœuvre
  • Assertivité, préparation intellectuelle et mentale

Définir sa stratégie de négociation complexe

  • La stratégie des CASTORS
    • clarifier les objectifs
    • accroître le pouvoir d’imagination
    • si on jouait à faire comme si…
    • trouver un accord conditionnel
    • objectifs adaptés
    • rapport
    • savoir résumer l’entretien et prendre congé

 Définir sa stratégie de négociation complexe

  • Se synchroniser avec son interlocuteur
  • Identifier le profil de personnalité de l’interlocuteur
  • La méthode AIDAA
    • attention
    • intérêt
    • désir
    • adhésion – action

ÉTUDE DE CAS
Mises en situation permettant le travail sur la découverte, l’identification du profil du client
Analyse et débriefing en groupe
Travail sur les séquences, prise de contact, découverte et argumentation

Élaboration et formalisation de boîte à outils personnelle
Apport fiche questionnement

Mener une négociation complexe

  • Comprendre l’objection
  • Exploiter l’objection pour amener à une conclusion satisfaisante

ÉTUDE DE CAS
Travail en sous-groupes sur le recensement des objections les plus fréquentes
Identification des difficultés rencontrées
Restitution et présentation en plénière, mutualisation des meilleures approches et constitution de sa boite à outils personnelle et opérationnelle
Le traitement des objections, exploitation en séance des travaux réalisés par les sous-groupes

Conclure la négociation

  • L’approche de la phase de conclusion
  • Utiliser efficacement techniques et outils de conclusion
    • identifier les signaux d’achats 
    • prendre l’initiative de la conclusion
    • les techniques de conclusion efficaces à adopter en fonction des situations
  • Formaliser la négociation
    • formaliser les engagements réciproques
    • renforcer les bases d’une relation pérenne, à dimension humaine

ÉTUDES DE CAS
Séquences vidéo sur l’identification des signaux d’accord et leur exploitation pour s’engager vers la conclusion
Mises en situation globale avec focus sur la conclusion et mises en pratique des techniques de conclusion

Maîtriser la performance des fournisseurs

OBJECTIFS 

  • Maîtriser les méthodes de recherche et de sélection des fournisseurs
  • Évaluer leur performance, en vue d'optimiser la satisfaction des besoins eu égard aux critères de performance prédéfinis 
  • Favoriser l'accès des PME à la commande publique

1er jour 

Déterminer efficacement les critères de choix performants 

  • Capitaliser sur les marchés précédents
  • Connaitre les différents types de prix
  • Constituer le référentiel des prix, des coûts et des délais
  • Construire la base de données fournisseurs
  • Rencontrer les prestataires,
  • Construire son cahier des charges pour optimiser la recherche des fournisseurs 

Intégrer des clauses éco-sociales responsables dans ses achats 

  • Intégrer les exigences en faveur de la protection de la biodiversité et de la mise en valeur de l'environnement (achat éco-responsable) 
    • la prise en compte de la chaine de responsabilité clients / fournisseurs
    • la nécessaire prise en compte de la réduction des déchets et de leur réutilisation
  • Intégrer les exigences en faveur du respect des droits humains, des droits du travail et du progrès social (achat socio-responsable) 
    • s'appuyer sur l'offre locale en insertion
    • identifier les besoins et ressources
    • prévoir le suivi et l'évaluation du dispositif dans les pièces du marché

 Appréhender l'innovation dans ses achats

  • Promouvoir des offres innovantes en allotissant son marché et en identifiant les lots propices à une offre variante
  • Utiliser la technique d'analyse selon le coût global en tenant compte du cycle de vie

 Justifier clairement et objectivement ses choix lors de l'analyse des offres  

  • Concilier les enjeux de régularité et d'efficacité de la procédure d'achat
    • assurer la maîtrise des risques liés à l'achat dans les clauses contractuelles
    • définir et introduire des critères pertinents pour le choix des offres en ayant recours à des critères d'innovation, de coût global, de coût du cycle de vie
    • définir et surveiller les points clés de l'exécution des contrats d'achat

ÉTUDE DE CAS : exemples de clauses types à insérer dans les documents du marché

2e jour

Gérer la relation fournisseurs et leur évaluation 

  • Identifier la nature et l'étendue des écarts entre les résultats obtenus par le titulaire dans l'exécution du marché et les obligations contractuelles préalablement définies
  • Évaluer l'impact de ces écarts au regard des critères de choix des offres utilisés dans la procédure et des principes fondamentaux définis par la réglementation des marchés publics

Mesurer la performance obtenue par le fournisseur dans l'exécution du marché pour chacun des critères préalablement définis au regard des obligations contractuelles correspondantes

  • Comparer les résultats de l'évaluation avec l'analyse de risque initiale
  • Analyser le fonctionnement des clauses du marché
  • Mesurer et évaluer la performance des fournisseurs dans la satisfaction des besoins
  • Évaluer le coût de mise à disposition et/ou le coût global
  • Établir les grilles d'analyse et procéder au recueil des données
  • Déterminer et valoriser les écarts
  • Assurer et gérer le retour d'expérience des anomalies et dysfonctionnements constatés

ÉTUDE DE CAS
Mise en oeuvre d'une grille d'évaluation permettant d'établir un référentiel des indicateurs d'écarts et de dysfonctionnement

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6818199
Tarif
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