Analyse des besoins et rédaction du cahier des charges

Clefs du succès : formation et rédaction précise

Pour réussir un projet, il faut maîtriser deux éléments : l'analyse des besoins et la rédaction d'un cahier des charges adapté. Ces compétences sont cruciales, car elles aident à définir les attentes et les exigences nécessaires. La réalisation du projet est ainsi plus efficace et la solution proposée est ainsi plus pertinente. Des formations dédiées, comme celle de l'ACP, proposent un dispositif à destination des personnes de ce milieu. On peut ainsi acquérir des compétences et les affiner. Une fois acquis, ce savoir-faire peut aider tout professionnel dans le processus d'achat et la gestion de projet.

L'importance d'une formation adéquate ne peut pas être sous-estimée dans ce cas bien précis. Une formation assure cette acquisition de compétences, mais également leur application concrète. Cela passe, pour les participants, par une approche plus pédagogique, en fonction de leurs connaissances. Elle peut se faire à distance ou en présentiel selon les sessions. La méthode proposée est mise en œuvre pour fournir les outils clefs aux apprentis. Le programme s'étale sur plusieurs jours et se termine par une évaluation, afin de s'assurer de la bonne compréhension des participants.

Comprendre l'analyse des besoins

Identification des acteurs et de leurs rôles

L'analyse des besoins commence par identifier clairement les acteurs concernés par le projet. Entre le prescripteur, l'acheteur, les créatifs et d'autres encore, il faut définir chaque rôle proprement. C'est déterminant que cette distinction soit faite dès le début du processus. L'acheteur, par exemple, est chargé d'analyser le marché et les offres disponibles. Le prescripteur sera plutôt là pour définir les spécifications techniques du besoin. Cette compréhension entre les différents acteurs aide à structurer le projet, et de facto, une analyse qui reflète plus précisément ses attentes et ses exigences.

Importance de l'environnement d'achat

L'environnement dans lequel l'achat est réalisé influence forcément le projet. Cette influence va jusqu'à l'analyse des besoins, qui doit considérer l'environnement pour comprendre les enjeux du projet. Cet environnement comprend, par exemple, la politique d'achats de l'organisation. Selon ce qu'elle fait habituellement, cela adapte le projet et sa façon de se réaliser. De plus, il faut tenir compte de la stratégie globale. Elle repose sur des objectifs à long terme de l'entreprise ou de l'acteur public. Cette prise en compte permet de bien identifier certains besoins non spécifiés explicitement. Ceux-ci sont pourtant des plus importants dans le projet, mais encore faut-il réussir à les saisir correctement. Ces éléments, une fois pris en compte, permettent de s'assurer que l'analyse des besoins est sur la bonne voie. Cette analyse est ainsi plus alignée sur les orientations stratégiques de l'acheteur. En plus de ça, elle contribue ainsi à l'efficacité générale de l'achat en question.

Cadre règlementaire et normatif

L'analyse des besoins est couverte par un certain cadre de règles et de normes à connaître. Selon l'organisation, l'analyse des besoins ne sera pas du tout la même. Une entreprise d'agroalimentaire n'a pas les mêmes normes qu'une mairie. Ces éléments sont à considérer pour garantir que les exigences du cahier des charges (qui découle de l'analyse des besoins) sont en conformité avec la législation. En particulier, certaines règles sont très précises sur les marchés publics et nécessitent donc des connaissances particulières. Ces connaissances peuvent être acquises à travers une formation, pour bien les maîtriser avant de réaliser un cahier des charges et une analyse des besoins. Cette compréhension des aspects juridiques aide à éviter des écueils légaux. En plus de ça, cela aide à savoir quels documents préparer, pour répondre à des critères de transparence ou de concurrence, par exemple !

Approches de définition des besoins

La définition des besoins peut être abordée de différentes façons. Il y a différentes approches à considérer. Il y a soit une approche fonctionnelle, soit une approche normative, voire une combinaison des deux dans certains cas. La bonne approche n'existe pas, elle dépend du type de projet, des exigences techniques ou des résultats attendus tout simplement. 

Une approche fonctionnelle, dans sa définition propre, se concentre sur ce que doit faire le produit ou le service. À l'inverse, une approche normative spécifie comment les objectifs doivent être atteints. C'est souvent à travers des standards et des spécifications détaillées que l'on choisira l'approche normative. 

Rédaction du cahier des charges

Structure du cahier des charges

Un cahier des charges peut être extrêmement efficace, comme ralentir un projet. Pour bien faciliter la compréhension et son utilisation par les acteurs du projet, il doit être structuré. Assez logiquement, il doit inclure une introduction claire, définir le contexte, les objectifs. Ce cahier des charges mentionne également les exigences techniques et fonctionnelles de manière exhaustive et décrit les critères de sélection des offres. 

Cette structure aide à assurer qu'un cahier des charges soit assez normé. Cela aide à le comprendre rapidement et à qu'il soit réellement utilisable par les parties prenantes au cours du projet. En général, un bon cahier des charges facilite une vision claire des attentes et des besoins. Toutefois, c'est tout un art de bien le réussir : il faut disposer des bonnes compétences. Pour cela, un recours à une formation comme celle de l'ACP est idéal. Elle aide à saisir cette structure, plus poussée bien sûr, et à rédiger un bon cahier des charges du premier coup.

Erreurs courantes à éviter

La rédaction d'un cahier des charges peut être piégeuse. On peut confondre l'exercice avec la rédaction d'un rapport sur le projet à certains égards. Voici quelques erreurs fréquentes à éviter :

• Termes vagues : utiliser des termes précis, aiguille, pour éviter diverses interprétations et des interprétations contraires aux exigences du projet.
• Oubli des normes légales : ne pas incorporer les exigences légales ou règlementaires nécessaires peut faire perdre un temps important, voire poser un problème lors de la réalisation et de la livraison du résultat.
• Manque de détails techniques : certains projets sont hautement techniques et peuvent être réalisés de différentes manières. Ne pas fournir suffisamment de détails techniques peut entraîner deux choses : des propositions non conformes et un cadre trop vague pour une réalisation correcte.
• Restrictions excessives : le cahier des charges vise à définir un cadre, qui ne doit pas pour autant être restrictif. Cela limiterait de l'innovation en accord avec le principe du projet, ou simplement restreindrait les possibilités les équipes professionnelles qui seraient pourtant en mesure de mettre en œuvre le projet.

Allotissement et ses règles

L'allotissement consiste à grouper des marchandises en lot selon leur destination à l'origine. Ici, cela désigne le fait de diviser le marché en plusieurs lots. Cet allotissement doit faire l'objet de règles bien définies pour être certain que l'équité et la transparence seront garanties. Cela permet aux petites et moyennes entreprises (PME), avec des moyens plus limités, de participer à des appels d'offre. Si l'entreprise n'a pas les capacités en interne (collaborateurs, experts, responsables ...) pour réaliser un projet de grande envergure, elle peut tout de même être en mesure de réaliser une partie de ce projet. C'est donc un moyen de participer plus facilement aux appels d'offres et alors d'augmenter la concurrence. Les propositions reçues peuvent ainsi être, potentiellement, de meilleure qualité.

Critères de réponse

Il y a certains critères de réponse, techniques et financiers, à définir. Cela permet d'évaluer correctement les offres reçues sur les principaux points chauds du projet. Cela peut concerner une fonctionnalité clef, le suivi de l'entreprise, le prix… Comme on parle de projets publics, il faut nécessairement des critères objectifs, ce qui veut dire mesurables et directement liés aux besoins spécifiés par le cahier des charges. Voici quelques critères typiquement utilisés :

• Critère technique : cela peut concerner la qualité, la conformité aux spécifications, les compétences techniques, le support et la maintenance du projet.
• Critère financier : prix, coût total de possession, rentabilité à long terme

En structurant le cahier des charges autour de ces axes, on évite des erreurs courantes. Les clients, les chefs de projet et plus largement les acteurs du projet ont ainsi les clefs en main pour améliorer l'efficacité sur le projet et en amont sur le processus d'achat.