Élaborer un Dossier de Consultation des Entreprises (DCE)

De quels documents se compose un DCE ?

La première question que l’on peut se poser est : quelles sont les pièces qui composent un DCE ? Si le Code de la commande publique laisse une grande liberté à l'acheteur en matière de pièces, certains documents sont incontournables dans la réalisation d'un dossier aussi important.

Les pièces de la consultation

On trouve d'abord les fameux “documents de la consultation”. Comme leur nom l'indique, ce sont les documents que l'adjudicateur (l'Etat ou une collectivité) remet aux entreprises intéressées, afin qu'elles puissent formuler leur offre.

Le plus connu est sans doute le Règlement de Consultation (RC). Ce document formalise les règles de la mise en concurrence : 

• Les conditions de participation ;
• Les critères de jugement des offres ;
• Les modalités de remise des plis.

Autant d'éléments qui doivent être rédigés avec le plus grand soin pour éviter toute ambiguïté. À cela s'ajoute l'Avis d'Appel Public à la Concurrence (AAPC), qui permet de lancer officiellement la procédure et de donner une visibilité aux entreprises.

Les pièces contractuelles

Ce sont les documents qui régissent la relation entre l’Etat et le titulaire, une fois le marché notifié.

L'Acte d'Engagement (AE) occupe ici une place importante. Il matérialise l'offre du candidat et doit mentionner les prix, les délais, ou encore la durée de validité des garanties.

Viennent ensuite les fameux “Cahiers des Charges”. Parmi eux, c’est le CCAP (Cahier des Clauses Administratives Particulières) qui fixe les dispositions administratives du marché : les conditions d'exécution, de règlement, de vérification des prestations. Le CCTP (Cahier des Clauses Techniques Particulières), quant à lui, traduit les attentes de l'acheteur en des termes techniques pour lever toute confusion.

Bien articuler ces différentes pièces est un défi. La formation “Élaborer un DCE” d’ACP permet justement d'acquérir une vision globale et cohérente de ces documents.

Comment définir précisément son besoin dans le CCTP ?

Examinons de plus près le contenu du CCTP ou Cahier des Clauses Techniques Particulières, qui comme nous l’avons évoqué, est la pièce maîtresse d’un DCE. Son rôle ? Exprimer avec précision le besoin de l'acheteur, c'est-à-dire les caractéristiques de la prestation attendue. Un exercice plus stratégique qu'il n'y paraît.

Qualité, quantité, délais, risques : les 4 dimensions du besoin

Pour être complet, le CCTP doit couvrir les 4 dimensions du besoin :

• La qualité : niveau de performance, normes à respecter, livrables attendus ;
• La quantité : volume des prestations, liste des métriques, unités de mesure ;
• Les délais : planning de construction, date de c haque jalon, délais pour réaliser l'ouvrage ;
• Les risques : contraintes, points d'attention, interfaces à gérer par le maître d'ouvrage.

Prenons l'exemple d'un marché de conception-construction pour un nouveau centre culturel municipal. Le CCTP pourrait décider d'aborder la dimension qualité avec les points précis suivants :

• Surface : le centre devra offrir 1500 m2 de surface utile, dont 800 m2 de salles de spectacle modulables et 400 m2 d'espaces d'exposition ;
• Capacité d'accueil : la salle principale devra pouvoir accueillir une assistance de 300 personnes assises, avec une scène de 100 m2 pensée par l'architecte pour le théâtre, la danse et la musique ;
• Métriques de performance : l'isolation phonique devra atteindre un coefficient d'absorption de 0,8 dans les salles.

Privilégier une approche fonctionnelle

Autre principe à respecter : privilégier une approche fonctionnelle plutôt que normative. Cette approche présente un double avantage. Pour l'acheteur, elle ouvre le champ des possibles en termes de solutions innovantes. Pour les entreprises, elle laisse une marge de manœuvre pour différencier leur offre.

Des outils comme l'analyse de la valeur ou le TCO (coût global) peuvent aider à mener cette réflexion fonctionnelle. En formation, on apprend justement à les manier pour vérifier que son besoin est bien exprimé et qu’il n’y a pas d'ambiguïté.

S'appuyer sur des guides et clausiers

Rédiger de zéro un CCTP n'est pas toujours nécessaire. Il existe de nombreux guides et clausiers, accessibles gratuitement, qui peuvent servir de point de départ. 

Les Guides d'Aide au Cahier des Charges (GACC), proposés par les Groupes d'Étude des Marchés (GEM), sont une mine d'or et on peut les télécharger facilement. Ils fournissent, par type d'achat, des trames pré-rédigées avec des clauses standards.

De même, les clausiers mis à disposition par certaines entités publiques offrent une base solide. Charge ensuite à l'acheteur d'adapter ces contenus à son besoin : un travail d'ajustement qui demande un vrai savoir-faire pour éviter les pièges du “copier-coller”.

Quelles sont les clauses sensibles à connaître dans le CCAP ?

Le CCAP ou Cahier des Clauses Administratives Particulières fixe le cadre administratif et financier du marché. Et certaines de ses clauses méritent une vigilance particulière, notamment :

L'articulation avec les CCAG

Le CCAP ne peut se comprendre sans le CCAG (Cahier des Clauses Administratives Générales). Ce document fixe les règles “par défaut” pour tous les marchés relevant du même domaine (travaux, fournitures courantes et services, prestations intellectuelles, etc.).

L'enjeu pour l'acheteur est de choisir le bon CCAG en fonction de son marché, puis de le compléter. Un mécanisme subtil qui suppose une bonne connaissance des CCAG.

Les clauses financières

Les clauses financières déterminent les conditions de prix (ferme, révisable, ajustable ?) et de règlement (avances, acomptes et délais de paiement).

Mal les rédiger expose à des surcoûts et à des difficultés d'exécution. Un exemple classique ? La formule de révision de prix qui ne reflète pas la réalité économique du marché. D'où l'importance d'une formation pour apprendre à sécuriser ces clauses, en utilisant les bons leviers contractuels : prix maximal, conditions de variation, ou encore pénalités.

Les clauses de “fin de vie” du marché

Fin de vie fait référence aux clauses qui régissent les conditions de réception des prestations, les modalités de garantie et les cas de résiliation.

Imaginez un marché de travaux sans clause claire sur les réserves et la levée des réserves. Le risque ? Des malfaçons qui perdurent, faute de pouvoir actionner une demande de garantie.

Là encore, la formation est précieuse pour acquérir les bons réflexes : distinguer réception et admission, prévoir des pénalités dissuasives et encadrer strictement les résiliations.

Dématérialisation des DCE : quels impacts, quels points de vigilance ?

Depuis octobre 2018, les acheteurs doivent publier leurs DCE sur un logiciel dédié (ils créent un compte/profil d'acheteur) et les entreprises doivent répondre électroniquement via cette plateforme. C'est une (r)évolution qui a changé beaucoup de choses :

Un DCE pensé pour le numérique

Première conséquence : le DCE doit être pensé pour une diffusion numérique. Cela implique de prêter attention au :

• Nommage et l'organisation des fichiers, pour une lecture aisée sur écran ;
• Format des documents, en privilégiant des standards ouverts et interopérables (PDF, XML...) en vue d'un téléchargement par les candidats ;
• Accessibilité des pièces, en veillant, par exemple, à l'utilisation des balises pour les malvoyants.

Un DCE bien structuré, c'est l'assurance qu'il soit téléchargeable, diffusé de manière fluide et que les entreprises puissent se l'approprier sans problèmes. Cela demande un travail de formalisation en amont.

Exploiter le potentiel du numérique

Dématérialiser, c'est aussi l'opportunité d'enrichir le contenu des DCE. Les outils numériques permettent de :

• Intégrer e plans, avec la possibilité d'ajouter des maquettes 3D, de vidéos pour mieux communiquer le besoin ;
• Mettre en place des formulaires électroniques et espaces de réponse pour guider la rédaction des offres pour chaque intervenant ;
• Utiliser des outils de simulation pour tester différents scénarios (avec une modification en temps réel des variantes, de telles ou tells options, etc.).

Autant de leviers à exploiter pour gagner en précision et en interactivité avec les candidats. Mais cela suppose de concevoir ses DCE dans une logique résolument numérique.

Sécuriser l'échange dématérialisé

Enfin, la dématérialisation implique une certaine vigilance sur la sécurité et la confidentialité des échanges sur internet :

• Protection des documents sensibles par mot de passe ou chiffrement ;
• Gestion des habilitations pour bien identifier les personnes qui accèdent au profil d'acheteur ;
• Horodatage et traçabilité des échanges pour prévenir les contentieux.

Au final, le passage au tout numérique est une opportunité pour repenser ses DCE et gagner en efficacité. Mais cela ne s'improvise pas !. C'est pourquoi la formation “Élaborer un DCE” d'ACP intègre un volet dédié sur la dématérialisation. L'objectif : permettre aux stagiaires d'être à l'aise avec ces nouveaux process et d'en tirer le meilleur parti.

RC et AE : comment réussir le lancement et la conclusion de son marché ?

Dernière étape clé : la rédaction d’un Règlement de Consultation (RC) et d’un Acte d'Engagement (AE). Deux documents qui encadrent le processus, de son lancement à sa conclusion. Découvrons ce qu’ils contiennent.

Qu’est-ce qu’un Règlement de consultation (RC) ?

Le RC est le “mode d'emploi” de la phase de consultation d'un marché public. Ce document doit donner aux entreprises toutes les informations pour leur permettre de candidater et présenter leur offre (les critères de sélection, les exigences techniques, les délais à respecter)

L'enjeu est d'être le plus clair et exhaustif possible. Il suffit d'un RC lacunaire ou ambigu, et c'est la porte ouverte aux questions-réponses chronophages, voire aux recours.

Une attention particulière est apportée à certains points : les modalités de visite sur site, la présentation des variantes, ainsi que le régime des échantillons et maquettes soumis par la société.

Qu’est-ce qu’un Acte d’engagement (AE) ?

L'AE est le document qui formalise l'engagement de l’entreprise candidate au marché. Il donne une bonne idée de l'architecture du DCE, car ce document fait le lien entre la consultation et le futur contrat.

Là encore, la vigilance est de mise sur certaines clauses : les co-traitants en cas de groupement, le montant de l'avance demandée ainsi que les délais d'exécution sont souvent des sources de frictions.

En somme, élaborer un DCE est un art délicat, qui suppose de jongler avec des impératifs juridiques, techniques et économiques. L'architecture du DCE n'est pas évidente : pour un acheteur, c'est une compétence clé à développer pour sécuriser ses procédures et optimiser ses achats. Les enjeux sont multiples : prévention des litiges, maîtrise des coûts, qualité des prestations.

D'où l'intérêt de se former, pour acquérir les bonnes méthodes et la bonne direction. C'est tout l'objet de la formation “Élaborer un DCE” proposée par ACP, qui permet en 2 jours de s'approprier les bonnes pratiques et de monter en expertise.