Cycle métier : manager d'un service achats

Formations certifiantes & VAE Expert
Perfectionnement
12 jours - 84 heures
Paris

Le responsable de la fonction ou d’une entité achats contribue à la performance des missions de l’organisme public.

Il est l’acteur essentiel de la définition et de la mise en œuvre de la politique et des stratégies d’achats publics de l’organisme.

Il a en charge la gestion globale du processus achat lié à la commande publique, qui vise à satisfaire dans des conditions optimales de sécurité juridique et d’efficacité économique les besoins d’achats exprimés par les différentes composantes de l’organisme.

Il participe aux choix fondamentaux dans l’organisation et le traitement des achats.

Ses missions de manager, de conseil et d’expert exigent des compétences éprouvées dans les domaines  juridiques et économiques pour être en situation de répondre aux exigences de performance liées aux achats du secteur public, en conformité avec les directives publiques. 

Objectifs

  • Concevoir le plan de progrès de la fonction achats
  • Concevoir le référentiel organisationnel de la fonction achats, intégrant les modalités de pilotage et de contrôle et les tableaux de bord associés
  • Gérer le processus achat de l’organisme  et favoriser le développement de la création de valeur dans chacune de ses phases

Pour qui ?

Responsables de fonction ou d’entité d’achats publics et responsables de services achats-marchés soucieux de maîtriser l’organisation et le management de leur fonction achats et souhaitant acquérir ou perfectionner leurs compétences à travers un parcours à forte valeur ajoutée pédagogique et professionnelle

 

Code DOKELIO : AF_0000050322

Prérequis

Être en charge de la fonction achat de l’organisme ou d’une entité d’achats publics

Avoir une mission d’organisation de la fonction achats de l’organisme public

Avoir suivi le « Cycle métier acheteur public expert »

être un acheteur confirmé chargé d’une mission d’organisation de la fonction ou d’une entité d’achat public

Homologations

Programme

Élaborer et mettre en oeuvre la politique d'achats de l'organisme

Objectifs

  • Réaliser ou faire réaliser les travaux d'étude et d'analyse de la fonction achat de l'organisme public en vue d'identifier les axes de progrès et de performance à développer
  • Établir la synthèse de ces travaux sous forme de diagnostic et de matrices de décision
  • Évaluer la marge de progression et identifier les actions de progrès associées
  • Élaborer et formaliser les éléments de la politique d'achat de l'organisme en référence à ces actions de progrès et en conformité avec les directives publiques
  • Assurer la mise en oeuvre de la politique d'achat dans le cadre du traitement des achats


Donner un fondement au développement de la performance de la fonction achat de l'organisme public

  • Évaluer le statut et le niveau de maturité de la fonction achat de l'organisme public
  • Définir les axes de développement de la performance de la fonction achat de l'organisme public
  • Faire de la fonction achat un centre de création de valeur et de performance pour l'organisme public 
  • Adopter une démarche structurante pour le traitement des besoins d'achats de l'organisme public

Définir les principes liés à la définition et à la mise en oeuvre d'une politique d'achat public

  • Différencier les concepts de politique, de stratégie et de tactique d'achat
  • Définir la finalité et le contenu d'une politique d'achat public
  • Définir les modalités d'élaboration et de mise en oeuvre d'une politique d'achat public

Identifier les éléments constitutifs de la politique d'achat de l'organisme public

  • Analyser l'environnement interne et externe de l'organisme public
  • Analyser les composantes du processus achat de l'organisme public
  • Évaluer l'organisation et le mode de management de la fonction achat de l'organisme public
  • Établir et analyser la cartographie et les ratios de gestion des achats de l'organisme public
  • Évaluer les contraintes et les risques liés aux achats de l'organisme public
  • Réaliser le diagnostic opérationnel et fonctionnel de la fonction achat de l'organisme public
  • Évaluer les gains potentiels et les leviers d'action associés liés aux achats de l'organisme public
  • Construire la synthèse SWOT de la fonction achat de l'organisme public

ÉTUDE DE CAS sur la réalisation d'un diagnostic fonctionnel et opérationnel de la fonction achats

Formaliser et diffuser la politique d'achat de l'organisme public

  • Élaborer le plan de progrès de la fonction achat de l'organisme public
  • Définir les objectifs et les indicateurs associés liés à la performance de la fonction achat de l'organisme public
  • Formaliser et valider la politique d'achat de l'organisme public
  • Assurer la diffusion et la communication de la politique d'achat de l'organisme public
  • Assurer la mise à jour de la politique d'achat de l'organisme public

ÉTUDE DE CAS sur l'identification et la formalisation d'éléments de politique d'achats

Assurer la mise en oeuvre de la politique d'achat de l'organisme public

  • Garantir la prise en compte de la politique d'achat dans les stratégies d'achat de l'organisme public
  • Intégrer les éléments de la politique d'achat dans le tableau de bord de l'organisme public
  • Contrôler la mise en oeuvre de la politique d'achat dans le traitement des besoins de l'organisme public
  • Évaluer la performance obtenue au regard des éléments de politique d'achat de l'organisme public
  • Assurer le reporting et mettre en oeuvre les actions correctives liées à la politique d'achat de l'organisme public

 

Concevoir et mettre en place le programme d'achats de l'organisme

Organiser l’identification, la programmation et la rationalisation de la gestion des besoins de l’organisme sur la base d’une classification des achats appropriée en vue de disposer d’un outil structurant et opérationnel, offrant une visibilité suffisante sur la prévisions des besoins et permettant d’optimiser leur traitement par la mise en oeuvre de leviers d’action appropriés, en fonction des priorités et des enjeux

 

Identification et organisation du suivi des économies d'achats

  • Les économies d'achats : un indicateur de la performance des achats
  • Les étapes d'élaboration d'un plan d'action achats
  • Les leviers achats à intégrer dans les travaux de programmation
  • Typologie des effets économiques des économies achats
  • Types de projets achats et calculs théoriques applicables

Programmer pour mieux piloter l'achat public

  • Définir une arborescence de ses achats
  • Connaître les différentes catégories d'achats et leurs spécificités
  • S'appuyer sur une nomenclature partagée
  • Intégrer son action dans une cartographie fonctionnelle à l'échelon pertinent (territorial, interministériel...)

Établir une classification des marchés fournisseurs

  • Réaliser une étude de marché fournisseurs
  • Comprendre la typologie des marchés
  • Utiliser les matrices de marchés (complexité technique et commerciale) pour anticiper sa stratégie d'achat
  • Anticiper les risques spécifiques aux filières fournisseurs

Assurer l'efficience du processus achat

  • Identifier les phases clés du processus achat (cartographie des processus)
  • Mesurer les temps d'étapes et leur enchaînement pour sécuriser la gestion des projets d'achat
  • Optimiser les investissements liés au traitement des besoins d'achat
  • Construire un plan de charge réaliste
  • Mesurer l'impact de la programmation sur ses segments d'achats

Élaborer et mettre en oeuvre le plan stratégique des achats de l'organisme

Élaborer le diagnostic stratégique des achats de l'organisme à partir de l'analyse des données internes et externes, et proposer le plan d'action stratégique lié au portefeuille des achats et les objectifs associés, en intégrant les éléments liés aux directives publiques et  à la politique d'achats de l'organisme et en favorisant la mise en oeuvre de leviers performants permettant d'optimiser l'efficacité économique et environnementale des achats de l'organisme, dans une logique d'anticipation, d'innovation et de maîtrise des risques dans les modalités de traitement des achats 

Établir les fondements de la stratégie d’achats

  • Mettre en œuvre une gestion rationnelle et programmée des achats
  • Procéder à l’analyse méthodique
    o des besoins du segment d’achat de référence
    o du marché fournisseur de référence
    o des prix et des coûts liés aux achats du segment
    o des contraintes et des risques des achats du segment
  • Intégrer les éléments de la politique d’achats
  • Identifier les possibilités offertes par la réglementation des marchés publics
    o    focus sur les apports de la circulaire du 19 juillet 2016 relative à l’application du décret n° 2016-247 du 3 mars 2016 à la définition des axes stratégiques
  • Établir le diagnostic stratégique des achats du segment
  • Identifier et caractériser les leviers d’achats à mettre en œuvre


ÉTUDE DE CAS
Réalisation de matrices d’évaluation des contraintes et des risques liés aux achats

Formaliser la stratégie d’achats et ses leviers

  • Choisir les leviers d’action à mettre en œuvre
    o pour mieux organiser le traitement des besoins
    o pour mettre en adéquation les besoins avec les possibilités du marché fournisseur
    o pour optimiser les offres des fournisseurs ou des candidats
    o pour assurer une contractualisation efficace
    o pour optimiser l’efficacité et l’efficience du processus achat
  • Définir et formaliser les éléments de la stratégie d’achats du segment
  • Fixer les objectifs
  • Évaluer les économies d’achats et les gains budgétaires escomptés


ÉTUDE DE CAS
Elaborer la Matrice de Kraljic adaptée par la DAE aux organismes achats publics

Assurer la mise en œuvre des leviers stratégiques

  • Décliner les éléments de la stratégie d’achats dans le processus achat
  • Sourcer ses fournisseurs
  • Faire appel aux techniques de l’achat innovant
  • Faciliter l’accès des PME à la commande publique
  • Utiliser les accords cadres issus de la nouvelle réglementation des marchés publics

ÉTUDE DE CAS
Utilisation de différents leviers stratégiques par segments d’achat sur la famille « Bureautique et télécommunications »

Contrôler la bonne utilisation des leviers stratégiques

  • Contrôler la mise en œuvre de la stratégie d’achats dans le traitement des besoins d’achats
  • Intégrer les éléments de la stratégie d’achats dans le tableau de bord
  • Mesurer et évaluer les résultats obtenus dans la satisfaction des besoins
  • Assurer le reporting et conduire les actions correctives
  • Assurer le retour d’expérience pour ajuster la stratégie d’achats en fonction des résultats obtenus d'un marché


ÉTUDE DE CAS
Présenter ses économies d’achats et les gains budgétaires

Définir l'organisation managériale de la fonction achats

Procéder à une analyse critique de l’activité, du processus, des moyens et de l’organisation des achats en vue de mettre en place, dans une logique de professionnalisation des achats, le référentiel organisationnel de la fonction achats de l’organisme, intégrant les procédures liées au processus achat et les modalités de management, de pilotage et de contrôle permettant d’améliorer la performance globale du processus achat et d’assurer la maîtrise des risques liés aux achats par la mise en oeuvre d’outils de prévention des risques économiques, juridiques et organisationnels

 

1er jour

Établir les fondements d'une organisation des achats

  • Définir le périmètre de la fonction achats et évaluer le niveau de maturité de la fonction achats de la structure
  • Établir une cartographie des achats
  • (Re)définir la segmentation des achats
  • Identifier les phases clés d'un processus achat
  • Identifier et évaluer les risques liés au processus achat
  • Valider le périmètre de la fonction achats, les phases-clés du processus achat et la maîtrise des risques associés
  • Définir les moyens et les ressources dédiés à la fonction achats
  • Définir les acteurs du processus achat, leur rôle et leur contribution
  • Définir les coûts et les délais de la fonction achats
  • Définir les différentes modalités organisationnelles (centralisation, décentralisation, délocalisation, mutualisation...)
  • Définir la structuration de l'organisation et la gestion des interfaces (organigramme, gestion des flux...)
  • Concevoir un mode de management de la fonction achats
  • Définir un système de pilotage et d'évaluation de la fonction achats

Formaliser et mettre en oeuvre une organisation des achats performante

  • Formaliser le processus achat de la structure
  • Élaborer un guide organisationnel de la fonction achats
  • Mettre en oeuvre le pilotage et le contrôle de la fonction achats

ÉTUDE DE CAS
Concevoir l'architecture d'un guide interne de procédures d'achat

 

2e jour


 Développer la performance fournisseur dans le processus achat

  • Intégrer les éléments de politique achat de la structure
  • Analyser et caractériser le marché fournisseurs
  • Intégrer la performance achat dès l'expression du besoin et la rédaction du cahier des charges
  • Mettre en place le suivi du contrat
  • Évaluer la satisfaction des besoins
  • Mesurer la performance du fournisseur

Développer la performance de la fonction achats

  • Mesurer l'efficacité économique et juridique des procédures et des actes d'achat
  • Définir les objectifs de performance et sélectionner les indicateurs associés
  • Concevoir un tableau de bord pour assurer le reporting
  • Définir les axes d'amélioration et mettre en oeuvre les actions correctives


 ÉTUDE DE CAS
 Construction d'un tableau de bord comprenant des indicateurs pertinents afin d''évaluer la performance achat et les points d'amélioration

Organiser et mettre en oeuvre le contrôle juridique des achats

Identifier, prévenir et gérer les risques pouvant survenir à tous les stades d’un marché public et prévenir les sources de responsabilité pénale dans le traitement des achats publics de l’organisme, en anticipant et gérant les principaux contentieux

 

1er  jour

ANALYSER L'ENVIRONNEMENT DES PRESCRIPTEURS

Appréhender les services achats / prescripteurs de l'établissement

  • Identifier les acteurs de l'achat public, leur niveau d'expertise et leur sensibilité à la réglementation
  • Connaître les plannings de renouvellement des achats
  • Maîtriser l'ensemble de la typologie des procédures, des contrats et CCAG mis en oeuvre par les services et les métiers
  • Établir la répartition des rôles et des responsabilités liés à la fonction achats

Évaluer la maturité juridique des services acheteurs / prescripteurs 

  • Évaluer la maturité juridique de la fonction achats au sein des services prescripteurs 
  • Rédiger un guide des bonnes pratiques à destination des prescripteurs 
  • Mettre en oeuvre le contrôle juridique lors de la consultation jusqu'à la notification du marché

 

MAÎTRISER LES MÉCANISMES JURIDIQUES DE LA PERFORMANCE DE L'ACHAT PUBLIC 

Cerner la phase de l'expression du besoin

  • Définir les phases de l'expression du besoin
  • Détailler les possibilités liées au sourçage
  • Identifier les règles de computation des seuils
  • Rappeler les règles d'interdiction facultatives de candidater
  • Fixer les conditions de participation des candidats
  • Différencier solutions techniques et objectifs techniques
  • Acter les prestations essentielles du marché

2e jour 

Assurer le contrôle juridique lors de la phase de consultation

  • Choisir la procédure appropriée (TIC / Travaux / Maîtrise d'oeuvre)
  • Établir un rétro-planning et tenir compte des délais internes
  • Les temps d'échanges avec les candidats et soumissionnaires
  • Identifier les règles liées à l'analyse des candidatures et des offres
  • Rappeler les règles de la négociation
  • Préparer le choix et les procès-verbaux d'analyse et de présentation

ÉTUDE DE CAS
Création d'un binôme juridique et prescripteur dans le cadre d'un projet pour l'analyse du besoin et la rédaction du CCTP et du CCAP

 

METTRE EN OEUVRE LE CONTROLE JURIDIQUE LORS DE L'EXÉCUTION DU MARCHÉ

Mettre en place le suivi du marché en coordination avec les services prescripteurs 

  • Développer les outils de suivi du marché (ordre de service, compte-rendu, bon de commande, décompte mensuel...)
  • Maîtriser le suivi financier du marché (opération de vérification, avance, acompte, règlement, pénalité, révision...)
  • Détecter les sous-traitants non déclarés et les fournisseurs

Maîtriser les aspects précontentieux 

  • Fixer un protocole de saisine du service juridique précoce
  • Identifier les motifs de conflits les plus fréquents (techniques, financiers)
  • Sortir d'une situation contentieuse par le réglement amiable
  • Mettre en place une information juridique « hotline » à destination des acheteurs

Gérer les contentieux

  • Identifier les acteurs internes et externes du contentieux des marchés publics
  • Gérer les recours liés à la passation des marchés publics
    • les référés
    • les plein contentieux
  • Gérer les recours liés à l'exécution des marchés publics
    • les appels en garantie
    • les mémoires en réclamation en travaux
  • Proposer un règlement financier du litige

ÉTUDE DE CAS
A l'issue d'une procédure d'appel d'offres, réagir de façon adaptée suite à un référé notifié au service juridique

Optimiser le coût global des achats de l'organisme

OBJECTIFS

  • Identifier les composantes du coût d'un achat en intégrant la double analyse besoin et ACV
  • Comprendre la structure des coûts complets dans la perspective de leur réduction
  • Réaliser des achats efficients

Connaître les postes de charge des différentes phases du processus d’achat et d’approvisionnement

  • Établir un processus d’achat sécurisé et non redondant
  • Identifier les parties prenantes et répartir les rôles
  • Valoriser les charges de fonctionnement internes

 Développer des capacités de projection sur l’ensemble du cycle de vie d’un produit ou d’une prestation

  • Savoir recontruire le séquençage des différentes étapes d’une ACV
  • Maitriser le concept du TCO : Total Cost of Ownership
  • Savoir distinguer les coûts des prix
  • Les phases d’apparition des coûts : avant-vente et après-vente

Décomposer la structure des prix proposés par les fournisseurs

  • Identifier les inducteurs de coûts intrinsèques aux prix
  • Connaître les facteurs de volatilité des prix
  • Couvrir les risques de dérives de coûts

Réaliser un benchmark des prix et des coûts pour situer ses objectifs sur un intervalle réaliste

  • Solliciter les sources pertinentes
  • Intégrer des cibles de coûts dans les DCE

Choisir les leviers d’optimisation du TCO les plus pertinents

  • Développer des outils d’industrialisation des processus internes
  • Exploiter les effets de seuil
  • Rationaliser ses approvisionnements

ÉTUDE DE CAS
Calcul d'un coût global d'un équipement
Analyse des prix d’offres reçues

Faire du tableau de bord des achats un référentiel de performance

Élaborer et mettre en oeuvre un tableau de bord de pilotage de la performance comportant des indicateurs pertinents liés à l’activité, au fonctionnement, à la sécurisation, à l’efficacité économique des achats de l’organisme et permettant d’évaluer la performance globale de la fonction achats de l’organisme et de définir des axes d’amélioration

1er jour


Identifier les finalités et les enjeux des tableaux de bord

  • Éléments de définition : performance, tableaux de bord et indicateurs
  • Le triangle et le carré de la performance
  • Les différents niveaux de tableaux de bord de la fonction achats
  • Les apports des tableaux de bord

Concevoir et choisir les indicateurs et tableaux de bord de l’achat

  • Identifier les typologies d’indicateurs
  • S’approprier la méthode d’élaboration d’un indicateur
  • Sélectionner les indicateurs pertinents
  • Formaliser la fiche de caractérisation d’un indicateur
  • Choisir les représentations graphiques adaptées

ATELIER PRATIQUE
Élaborer des indicateurs

Piloter la performance économique

  • Rappels généraux sur la démarche d'économies achats
  • Fixer les objectifs d'économies
  • Mesurer les économies achats
  • Mettre un tableau de bord pour piloter la démarche d'économies achats

ATELIER PRATIQUE
Concevoir un tableau de bord pour piloter la démarche de gains achats

Piloter la performance du processus achat et mettre les risques sous contrôle

  • Mettre le processus achat au service de la politique d’achats
    • mesurer les gains de performance du processus
    • élaborer un tableau de bord de management du processus achat
  • Mettre sous surveillance et réduire les risques de la fonction achats
    • identifier et hiérarchiser les risques de la fonction achats
    • mesurer et mettre sous contrôle les risques à l’aide des tableaux de bord

2e jour


Accroître la valeur créée au profit des clients internes du service achats

  • Identifier ses clients internes et leurs attentes
  • Définir des critères de satisfaction
  • Élaborer un questionnaire de satisfaction des clients internes de la fonction achats
  • Mesurer la qualité du service rendu aux clients internes

ÉTUDE DE CAS
Analyse d’un questionnaire visant à recueillir les attentes des clients internes et à mesurer leur niveau de satisfaction

Améliorer le management des fournisseurs

  • Évaluer la satisfaction des fournisseurs à l’égard de votre service achats
  • identifier ses fournisseurs clés et leurs attentes
    • définir des critères de satisfaction et élaborer un questionnaire de satisfaction fournisseurs
    • mesurer la qualité fournisseurs de son service achats, s’améliorer et communiquer
  • Piloter la performance de ses fournisseurs
    • identifier ses fournisseurs clés par segment
    • définir et hiérarchiser les critères de performance des fournisseurs par segment
    • mettre en place la mesure de la performance des fournisseurs
    • faire de la mesure de la performance un outil de management du fournisseur

Développer la performance des ressources humaines du service achats

  • Combiner les indicateurs d’ambiance et les mesures de comportement
  • Piloter la mise en adéquation de vos ressources avec les démarches engagées

Élaborer un tableau de bord aligné sur la stratégie

  • Établir un diagnostic de la fonction achats
  • Connaître et utiliser les outils de diagnostic : la matrice FFOM, le diagramme d'Ishikawa et les 5 pourquoi
  • Définir des orientations stratégiques et les décliner
  • Identifier les facteurs clés de succès
  • Déterminer les indicateurs clés de performance

ATELIER PRATIQUE
Diagnostic et définition des orientations stratégiques
Identification des facteurs clés de succès
Élaboration d’un tableau de bord du service achat aligné sur la stratégie de l’organisation

Évaluer la maturité du service achats

  • Utiliser une matrice de maturité
  • Définir un indicateur synthétique de maturité

ÉTUDE DE CAS
Analyse d’une matrice de maturité de la fonction achat à 11 axes

ATELIER PRATIQUE
Construire une échelle de maturité de la fonction achats

Élaborer un référentiel de performance équilibré du service achats

  • Adapter les tableaux de bord au niveau d’autonomie et de responsabilité du management intermédiaire
  • Construire un référentiel de performance fédérateur et valorisant
  • Les pièges à éviter

S'inscrire en ligne

Cycle métier : manager d'un service achats
Ref
6818068
Tarif
6240€ HT
6240€ NET

Prochaines sessions

Le choix de la session vous sera demandé lors de votre inscription.

Paris
Prochaines sessions
07 nov. 2018 au 19 mars 2019
07-11-2018
08-11-2018
09-11-2018
09-11-2018
22-11-2018
23-11-2018
10-12-2018
11-12-2018
15-01-2019
16-01-2019
18-01-2019
18-01-2019
04-02-2019
04-02-2019
05-02-2019
06-02-2019
19-03-2019
19-03-2019