Cycle métier : prescripteur achats

Formations longues
Initiation
6 jours - 42 heures
Paris

Le prescripteur achats a pour mission principale d’élaborer l’expression du besoin, socle de base des mises en concurrence.
La réussite d’un achat performant nécessite la mise en place d’un dialogue de gestion efficace de tous les acteurs du processus achat, dont le prescripteur est le premier maillon.
La fonction de prescripteur nécessite une bonne compréhension des contraintes et outils de l’achat public pour faire jouer pleinement la complémentarité des expériences et le savoir-faire de tous les acteurs du processus.

Objectifs

•    Développer la complémentarité de l’expertise technique dans la constitution du binôme prescripteur-acheteur
•    Appliquer les techniques d'analyse fonctionnelles du besoin et les règles d’analyse des candidatures et des offres
•    Piloter efficacement l’exécution d’un marché public
 

Pour qui ?

Les prescripteurs d'achats, à savoir l'ensemble des agents susceptibles de prescrire un achat auprès des acheteurs (services techniques, services informatiques, services communication...)

Prérequis

Connaître les fondamentaux des marchés publics

Programme

Rôle et responsabilités du prescripteur dans le processus achat de l'organisme

Objectifs

  • Définir le processus achat, ses opérations clés, ses clients et ses acteurs
  • Identifier le champ d’intervention des prescripteurs et des acheteurs, leur rôle et leur contribution respective à  l’efficacité juridique et économique de l’achat
  • Développer une collaboration en mode projet et en équipe pluridisciplinaire

Intégrer les règles essentielles liées aux procédures de l’achat public

  • Savoir exprimer ses contraintes et les risques de son achat pour mieux orienter la procédure
  • Savoir susciter le conseil de la cellule marché
  • Identifier les principales procédures, leurs contraintes et leur impact
    • l'appel d’offres ouvert ou restreint
    • le marché négocié
    • la procédure concurrentielle avec négociation
    • le dialogue compétitif
  • Identifier la forme adéquate du marché

Définir le processus achat, ses opérations-clés, ses clients et ses acteurs

  • Analyser l’impact de chacune des phases du processus achat
  • Positionner les axes d’amélioration du processus achat
  • Identifier et mettre en œuvre les politiques achats
  • Positionner ses achats en termes de stratégies d’achat

Identifier le champ d’intervention des prescripteurs et des acheteurs, leur rôle et leur contribution respective à l’efficacité juridique et économique de l’achat

  • Améliorer la communication
  • Animer des entretiens de démarrage de projet achat
  • Mettre en place la fiche d'expression des besoins

Définir les limites de responsabilité

  • La construction commune des analyses de risques et de la feuille de route d’un projet achat

Apprendre à travailler en mode projet et en équipe pluridisciplinaire

  • La notion de partenariat
  • Définir les rôles et responsabilités des acteurs d’un groupe projet
  • Animer et manager un groupe projet achat

Sourcing, analyse du besoin et rédaction du cahier des charges

Objectifs

  • Développer une connaissance approfondie du marché fournisseurs « de référence » permettant d’exploiter son potentiel et ses possibilités
  • Évaluer, identifier et circonscrire les besoins par la méthode de l’analyse fonctionnelle
  • Les traduire pour rédiger des cahiers des charges fonctionnels

1er jour

Concevoir et conduire son étude de marché fournisseur

  • Positionner les composantes actuelles de la fonction achats et son rôle d'opérateur économique
  • Définir la typologie des besoins et la nature de leur impact sur l’activité ou la mission de l’organisme
  • Identifier les principales caractéristiques des besoins
  • Recenser et évaluer les modalités de traitement des besoins
  • Évaluer les contraintes internes et externes relatives aux besoins
  • Identifier les coûts et les risques liés aux besoins d’achats

ÉTUDE DE CAS
Réaliser une analyse des risques en utilisant la matrice FFOM (SWOT)

  • Recenser les données liées au marché fournisseur
  • Définir la typologie du marché fournisseur de référence
  • Caractériser le marché fournisseur et son évolution
  • Identifier les axes de progrès et les leviers d’action à mettre en œuvre
  • Identifier les politiques et stratégies commerciales du marché fournisseur
  • Mettre en adéquation les données relatives aux besoins et aux marchés fournisseurs de référence
  • Établir le positionnement des besoins d’achats sur leur marché
  • Définir la stratégie d’achat et le plan d’action

ÉTUDE DE CAS
Construire un plan d'action

2e jour

Gérer la relation fournisseurs et leur évaluation

  • Identifier la nature et l’étendue des écarts entre les résultats obtenus par le titulaire dans l’exécution du marché et les obligations contractuelles préalablement définies
  • Évaluer l’impact de ces écarts au regard des critères de choix des offres utilisés dans la procédure et des principes fondamentaux définis par la réglementation des marchés publics

ÉTUDE DE CAS
Bâtir une fiche d'évaluation d'un marché

  • Mesurer la performance obtenue par le fournisseur dans l’exécution du marché pour chacun des critères préalablement définis au regard des obligations contractuelles correspondantes
  • Comparer les résultats de l'évaluation avec l'analyse de risque initiale
  • Analyser le fonctionnement des clauses du marché
  • Mesurer le niveau de satisfaction du besoin au stade des utilisateurs/clients au regard des biens ou prestations mis à disposition
  • Évaluer le coût de mise à disposition et/ou le coût global

ETUDE DE CAS
 Réaliser une grille de recensement des éléments à prendre en compte

  • Etablir les grilles d’analyse et procéder au recueil des données

ETUDE DE CAS
 Mise en œuvre d’une grille d’analyse permettant de mettre en œuvre un référentiel des indicateurs d’écarts et de dysfonctionnement.

  • Déterminer et valoriser les écarts
  • Assurer et gérer le retour d’expérience des anomalies et dysfonctionnements constatés
  • Assurer la collecte, la gestion, la traçabilité et la communication des informations

Analyse des candidatures et des offres

Objectifs

  • Choisir des critères de sélection des candidats et de choix des offres pertinents dès la préparation du dossier de consultation
  • Appliquer des méthodes d’analyse permettant d’évaluer les offres et de justifier clairement et objectivement ses choix

1er jour

Identifier le socle juridique

  • Les directives européennes
  • Le décret n°2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics
    • les critères listés et les autres
    • la pondération obligatoire pour les marchés formalisés
    • les « fourchettes de pondération » et leurs conséquences
  • Les conditions réglementaires d’examen des candidatures et des offres

Mettre au point les critères de choix

  • Le recensement des besoins en intégrant les critères de choix dès le lancement de la consultation
  • Le choix des critères adaptés
    • la déduction des critères de choix en fonction des résultats de l’analyse du besoin
    • les critères interdits
  • La pondération des critères
  • L'élaboration des tableaux d’analyse multicritères

ÉTUDE DE CAS
Préparation du cahier des charges fonctionnel
Préparer les critères de choix les plus adaptés et déterminer leur pondération dans les dossiers de consultation

Sélectionner les candidatures

  • Les informations pouvant être demandées aux candidats (arrêté du 29 mars 2016)
  • Les possibilités de rattrapage et ses conditions réglementaires
  • L’éventuelle limitation du nombre de candidats admis et ses conditions réglementaires
  • L’analyse des candidatures
    • admissibilité, rejet
    • garanties techniques et financières
  • La préparation des tableaux d’analyse adaptés à l’examen des candidatures

ÉTUDE DE CAS
Élaboration de tableaux d’analyse de candidatures

2e jour

Appréhender la méthodologie d’analyse des offres

  • Illustrations et débats sur la notion d'« offre économiquement la plus avantageuse »
    • la notion du cycle de vie
    • la notion du coût global : les prix d’achat et les coûts d’utilisation
    • les aspects techniques et qualitatifs
  • L'analyse des offres au regard des critères annoncés
  • Le traitement des critères subjectifs
  • Les différentes formules d'analyse du prix
  • La mise en œuvre des tableaux d’analyse multicritères
  • La détection et le traitement des offres anormalement basses
  • L’exploitation des résultats et le classement des offres
  • Le cas particulier de la remise en concurrence dans les accords-cadres multi-attributaires
  • Les conditions d’analyse des offres après une phase de négociation
  • L'analyse des variantes

ÉTUDE DE CAS
Élaboration de tableaux d’analyse des offres
Exploitation d’offres reçues

Préparation de la synthèse des résultats

Rédiger le rapport de présentation

  • Le contenu du rapport de présentation
    • la justification et la motivation du choix
    • les éléments de synthèse de l’analyse

Informer les candidats non retenus

  • Les prescriptions du décret n°2016-360 du 25 mars 2016
  • Principaux avis de la Commission d’accès aux documents administratifs en matière de transparence
  • Quelle obligation de motivation pour les MAPA ?

Pilotage et suivi des marchés

Objectifs

  • Identifier les points clés de l’exécution des marchés publics (points de vigilance, révision des prix, gestion des modifications, avenants, opérations de contrôle, sanctions…)
  • Gérer efficacement ses marchés

1er jour

SUIVI TECHNIQUE ET ADMINISTRATIF DES MARCHÉS

Cerner les principales obligations du marché et la répartition des responsabilités entre le pouvoir adjudicateur et le titulaire

  • Les pièces à étudier 
    • identifier les apports clés des principaux CCAG (options...)
    • les pièces contractuelles du marché : techniques (CCTP) et administratives (CCAP)
    • les annexes financières
  • Les clauses incitatives et dissuasives dans les relations contractuelles

Piloter le marché en toute sécurité

  • Le début de la relation contractuelle, la réunion de lancement
  • Les ordres de service
  • Les bons de commande
  • Les vérifications qualitatives et quantitatives
  • Les opérations de suivi et de contrôle
  • L'application des pénalités
  • La sous-traitance et la cotraitance
  • Les incidents pouvant survenir lors de la relation contractuelle : comment les gérer ?
  • Les reconductions
  • L'affermissement des tranches

Gérer les modifications du marché initial

  • Les prix dans les marchés
    • la forme des prix
    • le contenu du prix
    • l'actualisation et la révision des prix

ÉTUDE DE CAS
Mise en situation de gestion de problème d'exécution

  • Les modifications des marchés publics
    • définition
    • cas de recours
    • exclusions
    • conditions de mise en œuvre
    • signataire représentant le pouvoir adjudicateur

ÉTUDE DE CAS
 Mise en œuvre pratique d'un avenant et des modes de contrôle d'un marché ainsi qu'une fiche de sécurisation des contrats

2e jour

SUIVI FINANCIER ET COMPTABLE DES MARCHÉS

Connaître les délais de paiement et la répartition des rôles et responsabilités

  • Le calcul du délai global de paiement
  • Le délai de l’ordonnateur et du comptable
  • La suspension du délai de paiement
  • Les contrôles des pièces justificatives pour paiement

Analyser la procédure de règlement pendant l’exécution

  • L’avance et ses modalités de remboursement
  • La fréquence minimale des paiements
  • Le contenu d’un projet de décompte mensuel
  • Le caractère provisoire de l’acompte
  • Le règlement partiel définitif : intérêt et limites
  • Les pénalités de retard et leurs éventuelles remises (point sur la jurisprudence)
  • La retenue de garantie, la caution et la garantie à première demande
  • Les cessions et nantissements

Mesurer les conséquences du non-respect des délais de paiement

  • Les intérêts moratoires
  • Le cas du conflit sur le montant à payer
  • La notion d’accord minimum
  • Le référé-provision et ses conditions de mise en œuvre
  • Les protocoles transactionnels

ÉTUDE DE CAS
Retard de paiement et calcul des intérêts moratoires

Sécuriser la fin des relations contractuelles

  • Les conséquences financières et contractuelles
    • le projet de décompte final
    • le décompte général de l'opération
  • La période de garantie et sa mise en œuvre
  • Le remboursement de la retenue de garantie, de la caution, de la garantie à première demande

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Cycle métier : prescripteur achats
Ref
6818194
Tarif
3310€ HT
3310€ NET

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