Piloter l'exécution des achats publics

1er jour

Identifier les actes du suivi en achats publics

• Les actes additionnels : avenants, actes spéciaux…
• Les actes d’exécution : OS, décisions, CA…
• Les actes issus des clauses contractuelles : prolongation de délai, pénalités, reconduction...
• Incidents d’exécution : mise en demeure, résiliation, protocole de transaction…
• L’impact des différentes formes de contrat sur le suivi d’exécution : AC à BDC, AC à MS, SAD, multi-attribution, tranches (TF, TO), sous-traitance…
• La carte achats du niveau III

ETUDE DE CAS
Distinguer / organiser des actes du suivi en différentes catégories

Organiser le suivi dans son entité

• Les différents acteurs du suivi
  • acheteur
  • prescripteur
  • financier
  • fournisseur
• Les relations avec les différents acteurs
  • l’acheteur
  • le prescripteur
  • le financier
  • le fournisseur
• Les modèles d’organisation (analyse des avantages et inconvénients)
  • gestion de « bout en bout »
  • séparation des tâches
• Le système d’information dédié : un outil structurant qui organise la fonction achats dans son ensemble et le suivi en particulier

ETUDE DE CAS
Présenter l’organisation de son suivi

2e jour

Définir les enjeux et la démarche du pilotage en matière d’exécution des contrats

• Objectifs et enjeux du pilotage de l’exécution des contrats pour le responsable achats
  • définition du contrôle de gestion
  • définition de la performance
  • notion du tableau de bord
  • notion des indicateurs
  • différence pilotage/reporting.
• Les tableaux de bord
  • finalités et enjeux des tableaux de bord, outils d’aide à la décision et à la mesure de performance
  • tableaux de bord et indicateurs dans les achats
• Réussir la mise en place d’un tableau de bord de pilotage de l’exécution des achats
  • définir et concevoir des indicateurs pertinents dans les achats
• Piloter la performance économique
  • cartographie des achats (méthode ABC)
  • achats ponctuels
  • achats récurrents…
• Faire du tableau de bord un référentiel de performance
  • élaborer un tableau de bord aligné sur la stratégie
  • améliorer le management des fournisseurs
• Maximiser la qualité de service rendu

Définir les indicateurs avec les différents acteurs du suivi

• L’acheteur (RéfAD, suivi des actes additionnels, des actes d’exécution…)
• Le prescripteur (satisfaction du besoin, axes de progrès…)
• Le financier (suivi financier, pénalités…)
• Le fournisseur (indicateur de satisfaction, suivi fournisseur)

Les outils de suivi

• Le tableau de bord
• Le plan d’actions
• La revue de contrat avec le titulaire
• Le plan de progrès avec le titulaire
• L'organisation de réunion (lancement / avancement) avec le titulaire

ETUDE DE CAS (travail en sous-groupes ou individuel)
Définir le tableau de bord du suivi de son entité