Cycle métier : assistant(e) achats

Formations longues
Initiation
6 jours (42 heures)
Paris

L'assistant(e) achats travaille en soutien des équipes opérationnelles des services achats/marchés, pour faciliter la réalisation des différentes étapes qui encadrent le processus achat. Il (elle) joue un rôle clé en contribuant à la performance de l'organisation et à la bonne conduite des procédures, de l'analyse des besoins à la liquidation des marchés.

 Dossier de candidature

Objectifs

 

    • Identifier les aspects clés de sa fonction

 

 

    • Participer au bon déroulement de la procédure de mise en concurrence

 

 

    • Préparer et planifier le suivi des marchés

 

Pour qui ?

Assistant(e) des services achats/marchés ou toute autre personne en charge de la bonne gestion des marchés publics


Code dokélio : AF_0000029018

Prérequis

Connaître les principes fondamentaux de l'achat public
 

Programme

Module 1 - Définir le poste de l'assistant(e) achats

Appréhender la fonction et le cadre d'intervention

  • Présentation du processus achat
  • Définition possible du poste
  • Rôle transversal du poste et des missions dévolues
  • Environnement externe : opérateurs économiques, organes de contrôle des marchés, organes de publicité...
  • Compétences et qualités requises

Connaître les fondamentaux de la réglementation des marchés publics

  • Les grands principes de la commande publique
  • La maîtrise de la réglementation en vigueur (ordonnance du 23 juillet 2015 et décret du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics), le futur Code de la commande publique.
  • Les principales règles de passation des marchés et des accords-cadres et leurs modes de dévolution

Déterminer les principales activités d'un(e) assistant(e) marchés publics : de la définition à la passation…

  • Participer à la définition et à l'évaluation des opérations de fonctionnement et d'investissement
  • Participer et faciliter la définition des besoins des services gestionnaires
  • Gestion des plannings et des rétro-plannings
  • Élaborer le dossier de consultation des entreprises (maîtrise de la rédaction de l'AAPC et des pièces marchés publics)
  • Le rôle de la CAO (le cas échéant)
    • préparer les convocations
    • gérer la remise des plis et vérifier la conformité des pièces justificatives
    • rédiger les procès-verbaux, le rapport d'analyse des offres et le rapport de présentation
  • Gérer les échanges avec le contrôle de légalité et le trésorier-payeur, les candidats non retenus
  • Recourir à la dématérialisation : mise en ligne d'un DCE, ouverture des offres, vérification des certificats, échanges avec les candidats, attribution et signature électronique du marché. 
  • Maîtriser le processus de notification et de mise au point du marché
  • Assister l'acheteur dans sa veille juridique
  • Assurer et exploiter la veille juridique
  • Établir et tenir à jour un Open Data (accès aux données essentielles du marché public)
  • Maîtriser les règles d'archivage des dossiers de marché public

ÉTUDES DE CAS
À partir d'une matrice des acteurs, définition du rôle transversal du poste d'assistant achats et des missions dévolues
Jeu sur la validité de clauses contractuelles marché

Module 2 - Sécuriser le déroulement de la mise en concurrence

1er jour

Mettre au point des critères de choix pertinents

  • Le recensement des besoins en intégrant les critères de choix dès le lancement de la consultation
  • Le choix de critères adaptés à la mesure de la performance
    • la déduction des critères de choix en fonction des résultats de l'analyse du besoin
    • les critères interdits
  • La pondération des critères
  • L'élaboration des tableaux d'analyse multicritères

ÉTUDES DE CAS
Préparation du cahier des charges fonctionnel
Préparation des critères de choix les plus adaptés et détermination leur pondération dans les dossiers de consultation

Sélectionner les candidatures

  • Les conditions de participation des candidats (les niveaux minimums de capacité)
  • La présentation des candidatures (DC1 /DC2 ou le DUME, un format libre)
  • Les informations pouvant être demandées aux candidats (Arrêté du 29 mars 2016)
  • Les documents justificatifs et autres moyens de preuve
  • Les mesures prises pour les candidatures de PME (Le dites-le nous une fois, l'accès à une base de données de candidatures gratuite, les MPS)
  • Les modalités de vérifications des conditions de participation des candidats
  • Les interdictions de soumissionner obligatoires et facultatives
  • Les possibilités de rattrapage et ses conditions réglementaires
  • L'éventuelle limitation du nombre de candidats admis et ses conditions réglementaires
  • L'analyse des candidatures
    • la recevabilité, le rejet
    • les garanties professionnelles, techniques et financières
  • La préparation des tableaux d'analyse adaptés à l'examen des candidatures

ÉTUDE DE CAS
Élaboration de tableaux d'analyse de candidatures


2e jour

Appréhender la méthodologie d'analyse des offres

  • La présentation des offres
  • La vérification de la conformité des offres (les offres irrégulières, inacceptables ou inappropriées)
  • La possibilité de régulariser une offre
  • Illustrations et débats sur la notion d'« offre économiquement la plus avantageuse »
    • la notion du coût global : les prix d'achat et les coûts d'utilisation
    • les aspects techniques et qualitatifs
  • L'analyse des offres au regard des critères annoncés
  • Le traitement des critères subjectifs
  • Les différentes formules d'analyse du prix
  • La mise en œuvre des tableaux d'analyse multicritères
  • Le cas des offres anormalement basses
  • Le cas particulier de la remise en concurrence dans les accords-cadres multi-attributaires
  • Les règles principales de la négociation
  • Les conditions d'analyse des offres après une phase de négociation
  • Les règles d'analyse au regard du juge (approche jurisprudentielle)
  • L'analyse des variantes obligatoires et facultatives
  • La mise au point des composantes du marché

ÉTUDES DE CAS
Élaboration de tableaux d'analyse des offres
Examen des offres reçues
Préparation de la synthèse des résultats

Rédiger le rapport de présentation

  • Le contenu du rapport de présentation
    • la justification et la motivation du choix
    • les éléments de synthèse de l'analyse

Informer les candidats non retenus

  • L'information des candidats et soumissionnaires évincés en procédure adaptée
  • L'information des candidats et soumissionnaires évincés en procédure formalisée
  • Les différents recours ouverts aux candidats et soumissionnaires évincés

L'achèvement de la procédure

  • La signature et notification du marché
  • L'avis d'attribution
  • L'accès aux données essentielles du marché public (l'open data)
  • Le cas échéant, la transmission dématérialisée des pièces de marchés aux autorités de contrôle
  • La durée de conservation des dossiers de marchés publics

 

Module 3 - Gérer le suivi des marchés

1er jour

SUIVI TECHNIQUE ET ADMINISTRATIF DES MARCHÉS

Cerner les principales obligations du marché et la répartition des responsabilités entre le pouvoir adjudicateur et le titulaire

  • Les pièces à étudier 
    • identifier les apports clés des principaux CCAG
    • les pièces contractuelles du marché : techniques (CCTP) et administratives (CCAP)
    • la réforme 2016 : liberté contractuelle quant aux types de document et mentions des marchés
    • les annexes financières
  • Les clauses incitatives et dissuasives dans les relations contractuelles
  • Les prix dans les marchés publics
    • forme des prix
    • contenu des prix
    • l'actualisation et la révision des prix

Piloter le marché en toute sécurité

  • Le début de la relation contractuelle
  • Les ordres de service
  • Les bons de commande
  • Les vérifications qualitatives et quantitatives
  • Les opérations de suivi et de contrôle
  • L'application des pénalités
  • La sous-traitance et la cotraitance
  • Les incidents pouvant survenir lors de la relation contractuelle : comment les gérer ?
  • Les reconductions
  • L'affermissement des tranches

ÉTUDE DE CAS
Rédaction d'un mode opératoire de vérification des prestations : gestion des délais et recueil des informations permettant le contrôle de l'exécution

Mettre en place des outils de pilotage

  • Reporting des actions menées
  • Participation à la construction et le suivi des tableaux de bord

ÉTUDES DE CAS
Réaliser la grille d'évaluation d'un marché

Réaliser la grille d'évaluation d'un fournisseur

Gérer les modifications du marché initial

  • Définition
  • Cas de recours
  • Conditions de mise en œuvre
  • Signataire représentant le pouvoir adjudicateur

ÉTUDES DE CAS
Quizz sur les cas de recours aux modifications en cours d'exécution du marché

Mise en œuvre pratique des modifications en cours d'exécution du marché, des modes de contrôle d'un marché et d'une fiche de sécurisation des contrats

2e jour

SUIVI FINANCIER ET COMPTABLE DES MARCHÉS

Connaître les délais de paiement et la répartition des rôles et responsabilités

  • Le calcul du délai global de paiement
  • Le délai de l'ordonnateur et du comptable
  • La suspension du délai de paiement
  • Les contrôles des pièces justificatives pour paiement

Analyser la procédure de règlement pendant l'exécution

  • L'avance et ses modalités de remboursement
  • La fréquence minimale des paiements
  • Le contenu d'un projet de décompte mensuel
  • Le caractère provisoire de l'acompte
  • Le règlement partiel définitif : intérêt et limites
  • Les pénalités de retard et leurs éventuelles remises (point sur la jurisprudence)
  • La retenue de garantie, la caution et la garantie à première demande
  • Les cessions et nantissements

Mesurer les conséquences du non-respect des délais de paiement

  • Les intérêts moratoires
  • Le cas du conflit sur le montant à payer
  • La notion d'accord minimum
  • Le référé-provision et ses conditions de mise en œuvre
  • Les protocoles transactionnels

ÉTUDE DE CAS
Retard de paiement et calcul des intérêts moratoires

Sécuriser la fin des relations contractuelles

  • Les conséquences financières et contractuelles
    • le projet de décompte final
    • le décompte général de l'opération
  • La période de garantie et sa mise en œuvre
  • Le remboursement de la retenue de garantie, de la caution, de la garantie à première demande

 

Module 4 - Élaborer le tableau de suivi des marchés

Identifier les enjeux du tableau de bord 

  • Présentation du processus achat
  • Le management et le pilotage de la fonction achats : la contribution de l'assistant achats
  • La mesure de la performance des achats
  • L'analyse des risques : présentation des outils et méthodes

ÉTUDE DE CAS
Réalisation de son analyse de risques

  • La connaissance des flux
  • Les différents niveaux de tableaux de bord
  • La définition des objectifs et du plan d'action
  • L'implication des acteurs internes et externes
    • la difficulté du recueil et du contrôle des informations

Proposer et suivre les indicateurs et tableaux de bord de l'achat

  • L'identification des indicateurs pertinents
    • en fonction de leur intérêt
    • en fonction de l'information attendue
  • Les objectifs fixés et les écarts constatés

ÉTUDE DE CAS
Formalisation de 10 objectifs et des indicateurs associés

Les outils

  • La détermination des zones d'enjeux
  • Les matrices et leur utilisation

 L'utilisation des résultats

  • Le reporting
  • Le type d'information à transmettre : qualitative et quantitative

La mise en œuvre des tableaux de bord dans un service achats-marchés

  • La représentativité des achats dans les dépenses globales
    • les cartographies dynamiques et les alertes à créer
    • les axes d'analyse et les actions à mener
  • Le suivi des achats selon leur mode d'acquisition
  • Les portefeuilles d'achats
  • L'étude de ses fournisseurs et le suivi des dépenses par activité
  • La connaissance de ses propres coûts de fonctionnement
  • La qualité de service perçue en interne
  • Les limites des tableaux de bord

ÉTUDES DE CAS
Analyse des résultats : contributions aux stratégies d'achats

 

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Cycle métier : assistant(e) achats
Ref
6819193
Tarif
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2695€ TTC
3370€ NET

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