La politique achat est une démarche quasi-obligatoire des pouvoirs publics pour rationaliser l'achat de l'administration, optimiser sa réactivité et garantir une utilisation de ses deniers publics optimale. Dans cette mouvance, l'acheteur représente le fer de lance pour penser une orientation globale, optimale et garante de la bonne marche  de votre politique achat.

Objectifs

• Formaliser la contribution de la fonction Achat à la mise en œuvre de la politique globale définie par l’organisme pour assurer ses missions et ses activités
• Expliciter des orientations et des intentions durables pour améliorer la performance des achats de l’organisme
• Fixer les buts à atteindre et définir les objectifs associés gradués dans le temps

1er jour

Appréhender la notion de politique d’achat

• Concevoir la finalité et le rôle de la politique d’achat dans la satisfaction des besoins de l’organisme
• Définir les principes et les règles liés à la définition d’une politique d’achat

 Etablir les fondements de la politique d’achat de votre organisme

• Définir la place et le rôle de la fonction Achat dans l’organisme
• Définir la finalité et les composantes du processus achat de l’organisme
• Caractériser l’activité et la typologie des achats de l’organisme
• Élaborer la segmentation des achats
• Identifier les contraintes  et les risques liés aux achats de l’organisme
• Représenter le portefeuille des achats de l’organisme
• Déterminer les coûts et les délais internes liés aux achats de l’organisme
• Etablir le diagnostic de la fonction Achat de l’organisme
• Définir les axes d’amélioration de la fonction achat et les critères de performance associés
• Etablir le fondement du plan de progrès des achats de l’organisme

2e jour

Formaliser la politique d’achat de l’organisme

• Définir les principes directeurs de l’organisation et du fonctionnement des achats de l’organisme
• Définir les moyens et les ressources de la fonction Achat de l’organisme
• Fixer les modes relationnels internes et externes
• Choisir les principaux leviers d’achat et moyens d’action à mettre en œuvre pour la conduite du processus d’acquisition
• Définir les objectifs associés selon trois horizons d’échéance (court – moyen – long  terme)
• Etablir le plan d’action de la politique d’achat de l’organisme

 Assurer la mise en œuvre de la politique d’achat de l’organisme

• Etablir le plan de communication interne des achats de l’organisme
• Définir le mode de pilotage et de contrôle de la fonction Achat de l’organisme
• Intégrer les éléments de politique d’achat dans le tableau de bord de l’organisme
• Décliner la politique d’achat dans les différentes phases du processus achat
• Contrôler la mise en œuvre de la politique d’achat dans le traitement des besoins d’achat de l’organisme
• Mesurer et évaluer la performance obtenue dans la satisfaction des besoins
• Assurer le reporting et conduire les actions correctives.

Une démarche stratégique de l'achat s'appuie sur une politique achat solide et ancrée. Il est nécessaire de déployer les outils et les instruments conformes aux orientations des politiques achat annoncées afin d'établir une stratégie achat. Les plans d'actions stratégiques puis mis en œuvre, la formalisation de sa stratégie et enfin l'évaluation des résultats obtenus sont autant de points à maîtriser afin d'atteindre le résultat de performance escompté.

Objectifs

• Choisir des leviers et des modes d’action appropriés en vue d’optimiser la performance des achats au regard des critères de satisfaction des besoins
• Assurer une meilleure maîtrise des risques à l’achat
• Définir et piloter la valeur ajoutée des achats au regard des misions et des activités de l’organisme.

1er jour

Caractériser la notion de stratégie d’achat

• Positionner la stratégie d’achat dans le processus achat de l’organisme
• Concevoir la stratégie d’achat comme outil de mise en œuvre de la politique d’achat prédéfinie de l’organisme
• Concevoir la stratégie d’achat comme outil de « l’ingénierie » de l’achat
• Concevoir la stratégie d’achat comme outil de définition et de mise en œuvre de la valeur ajoutée dans le processus achat

Etablir les fondements des stratégies d’achat de l’organisme

• Elaborer la segmentation et la programmation des achats
• Procéder à l’analyse des besoins du segment d’achat de référence
• Déterminer les coûts et les délais internes liés aux achats de l’organisme
• Procéder à l’analyse du marché fournisseur de référence
• Procéder à l’analyse des prix et des coûts
• Procéder à l’analyse des contraintes et des risques des achats du segment
• Etablir le diagnostic stratégique des achats du segment

2e jour

Formaliser les stratégies d’achat

• Identifier et choisir les leviers stratégiques d’achat
• Intégrer les éléments de la politique d’achat de l’organisme
• Définir les objectifs de la stratégie d’achat du segment
• Définir et formaliser les éléments de la stratégie d’achat
• Construire le plan d’actions stratégiques des achats du segment

Assurer la mise en œuvre des stratégies d’achat de l’organisme

• Définir le mode de communication interne et externe sur les stratégies d’achat des besoins de l’organisme
• Décliner les éléments de la stratégie d’achat dans le processus achat
• Intégrer les éléments de stratégie d’achat dans le tableau de bord de l’organisme
• Contrôler la mise en œuvre de la politique d’achat dans le traitement des besoins d’achat de l’organisme
• Mesurer et évaluer les résultats obtenus dans la satisfaction des besoins
• Assurer le reporting et conduire les actions correctives
• Ajuster la stratégie d’achat en fonction des résultats obtenus

Les exigences formulées au stade de l'analyse du besoin nécessitent, dans un souci d'efficience et d'efficacité, une maîtrise des conditions juridiques, pratiques mais surtout économiques. C'est pourquoi l'analyse des coûts constitue l'une des composantes incontournables pour optimiser son achat en coût global.

Objectifs

• Maîtriser les différentes composantes du coût d'un achat
• Réaliser des achats économiquement performants
• Analyser la structure des coûts d'achat dans la perspective de leur réduction

1er jour

Connaître les composantes de prix d’un achat

• Les coûts de revient
• les coûts directs et indirects
• les coûts induits
• les coûts d’acquisition
• les coûts de possession
• les coûts d’utilisation

• L'évaluation des coûts et leurs réductions

Anticiper et mesurer les coûts susceptibles de générer un dysfonctionnement par rapport au cahier des charges

• La détection des coûts inutiles
• Les fonctions non demandées
• Les fonctions demandées non satisfaites

Identifier le rôle du Benchmarking dans l’analyse des coûts

• Le benchmark sur les marchés précédents
• Les éléments liés aux bilans des fournisseurs en vue de la négociation
• Structure globale du bilan
• L'analyse approfondie du compte de résultats permettant à l’acheteur de négocier les marges du fournisseur

ETUDE DE CAS
A partir des éléments du bilan des fournisseurs une étude sera effectuée sur le calcul du coût journalier.

2e jour

Maîtriser les méthodes d'analyse des coûts 

• L’analyse de la valeur appliquée aux coûts
• objet
• objectifs
• caractéristiques
• la norme NF X 50-152
• l’analyse des coûts des fonctions techniques

ETUDE DE CAS
 Une analyse sur les coûts horaires et sur la dégressivité des prix sera menée.

• La méthode « OPERA » (optimisation économique et rationnelle des achats) appliquée aux coûts
• objet
• objectifs
• caractéristiques

ETUDE DE CAS
Application des méthodes d’analyse financière des prix

Une négociation peut parfois prendre une tournure qui ne nous satisfait pas. De même, anticiper ou savoir gérer un conflit peut s’avérer utile dans certaines situations. La connaissance de l’autre et la lecture de son comportemental, de sa gestuelle, permet de gagner en efficacité et en performance dans ses négociations commerciales.

Objectifs

• Maîtriser les méthodes d'analyse comportementale
• Optimiser ses performances personnelles pour convaincre son fournisseur
• Gérer des négociations en situation complexe et conflictuelle.

1er jour

Définir les apports de la PNL

Introduction à la Programmation Neuro Linguistique.

NOTA: Il sera remis à chaque participant un livret explicatif sur la PNL qui sera chargé sur une clé USB, ou adressé via boîte mail.

Comprendre les étapes de la négociation pour un objectif : Conclure !

Il n’est que la première fois pour faire bonne impression

Etude de cas :
Mettre en application les apports PNL
Positionner sa stratégie
Montrer l’importance de s’y préparer dès les 5 premières minutes.
Démontrer de quelle façon chaque phase d’un entretien intervient dans la conclusion

Identifier quelques méthodes efficaces pour la préparation à la négociation

• Déterminer et fixer ses objectifs de négociation, définir ses marges de manœuvre
• Pour mémoire : assertivité, préparation intellectuelle et mentale
• La stratégie des CASTORS
• clarifier les objectifs
• accroître le pouvoir d’imagination
• si on jouait à faire comme si…
• trouver un accord conditionnel
• objectifs adaptés
• rapport
• savoir résumer l’entretien et prendre congé
• Se synchroniser avec son interlocuteur
• Identifier le profil de personnalité de l’interlocuteur
• La méthode AIDAA
• attention
• intérêt
• désir
• adhésion - Action

Etude de cas : Etes-vous un Lièvre ou un Hippopotame ?

• Mises en situation permettant le travail sur la découverte, l’identification du profil du client. Analyse et débriefing en groupe
• Travail sur les séquences, prise de contact, découverte et argumentation, élaboration et formalisation de sa boîte à outil personnelle
• Apport fiche questionnement

2e jour

Vaincre les objections

• Comprendre l’objection
• Exploiter l’objection pour amener à une conclusion satisfaisante

Etude de cas :

• Travail en sous-groupes sur le recensement des objections les plus fréquentes
• Identifications des difficultés rencontrées.
• Restitution et présentation en plénière, mutualisation des meilleures approches et constitution de sa boite à outils personnelle & opérationnelle.
• Le traitement des objections, exploitation en séance des travaux réalisés par les sous- groupe.

Conclure la négociation

• L’approche de la phase de conclusion
• la peur de conclure : Pourquoi ?
• Ne pas se hâter
• Utiliser efficacement techniques et outils de conclusion
• identifier les signaux d’achats 
• prendre l’initiative de la conclusion
• les techniques de conclusion efficaces à adopter en fonction des situations.

Étude de cas : Séquences vidéo sur l’identification des signaux d’accord et l’exploitation de ces signaux pour s’engager vers la conclusion

• Formaliser la négociation
• formaliser les engagements réciproques
• renforcer les bases d’une relation pérenne, à dimension humaine

Etude de cas : Mises en situation globale avec focus sur la conclusion et mises en pratique des techniques de conclusion

Dans la mise en œuvre du processus achat, l’acheteur doit disposer d’une analyse critique comparative entre les capacités et les moyens initialement déclarés par le candidat et ceux effectivement mis en œuvre pour l’exécution du marché. Il doit également, maîtriser le niveau de performance attendu et annoncé dans son offre et celui obtenu dans l’exécution du marché.

Objectifs

• Garantir la conformité des résultats obtenus dans l’exécution du contrat à travers des critères de sélection des candidats et de choix des offres
• Mettre en œuvre des grilles d’analyse des écarts
• Mesurer le retour d’expérience des anomalies et dysfonctionnement

Programme

• Identifier la nature et l’étendue des écarts entre les résultats obtenus par le titulaire dans l’exécution du marché et les obligations contractuelles préalablement définies
• Evaluer l’impact de ces écarts au regard des critères de choix des offres utilisés dans la procédure 
• Mesurer la performance obtenue par le fournisseur dans l’exécution du marché pour chacun des critères préalablement définis au regard des obligations contractuelles correspondantes
• Mesurer le niveau de satisfaction du besoin au stade des utilisateurs/clients au regard des biens ou prestations mis à disposition
• Evaluer le coût de mise à disposition et/ou le coût global
• Etablir les grilles d’analyse et procéder au recueil des données

ETUDE DE CAS : Mise en œuvre d’une grille d’analyse permettant de mettre en œuvre un référentiel des indicateurs d’écarts et de dysfonctionnement.

• Déterminer et valoriser les écarts,
• Assurer et gérer le retour d’expérience des anomalies et dysfonctionnements constatés,
• Assurer la collecte, la gestion, la traçabilité et la communication des informations.

Le tableau de bord permet de suivre l'évolution d'une activité, de constater les écarts avec les prévisions et les objectifs et d'apporter les correctifs nécessaires. Véritable levier d'ajustement, le tableau de bord est l'outil indispensable pour piloter efficacement le service achats-marchés. Sa bonne utilisation va générer de la valeur et permettre de dégager les priorités pour la mise en œuvre de la politique d'achat de chaque institution.

Objectifs

• Mesurer l’activité et la performance des achats
• Identifier, suivre et présenter des indicateurs pertinents et les actions prioritaires à entreprendre
• Prendre les mesures adaptées en fonction des résultats constatés

Identifier les enjeux du tableau de bord

• La mesure de la performance des achats
• Le constat, le suivi et la mise au point d'une donnée 
• le constat
• le suivi de l'évolution
• la mise au point
• Un outil de synthèse paramétrable
• Les différents niveaux de tableaux de bord  
• Différencier le stratégique de l'opérationnel
• Le management et le pilotage de la fonction achat
• La connaissance des flux

Choisir et concevoir les indicateurs et tableaux de bord de l’achat

• L'identification des indicateurs pertinents
• en fonction de leur intérêt
• en fonction de l'information attendue
• Les objectifs fixés et les écarts constatés
• Les paramètres de contrôle
• L’élaboration des indicateurs et tableaux de bord
• Leur mise en œuvre
• Leur examen périodique

 La présentation des résultats

• Le reporting
• Le type d'information à transmettre : qualitative et quantitative
• La mise en forme et la hiérarchisation de l'information
• La prise en compte du degré de connaissance du receveur
• Les tableaux d'analyse et les différents graphiques
• Identifier les avantages et les limites du tableau de bord

Identifier les avantages et les limites du tableau de bord

 ETUDE DE CAS

• Etude critique de modèles proposés par l'animateur
• Elaboration de tableaux de bord à partir de situations exposées par les stagiaires
• Elaboration de graphiques relatifs à des achats et à des fournisseurs à partir de la méthode ABC, puis analyse de leurs résultats
• Etablir les limites du tableau de bord