Le cadre réglementaire des marchés soumis à l'Ordonnance 2005

Les pouvoirs adjudicateurs et entités adjudicatrices non soumis au Code des marchés publics mais à l’Ordonnance n° 2005-649 du 6 juin 2005 et à ses décrets d’application sont nombreux et opèrent dans des secteurs très variés. 
Maîtriser la spécificité de cette réglementation, différente du Code des marchés publics, est primordial pour gérer efficacement les procédures de passation et exécuter ces marchés.

Objectifs

• Connaître la réglementation spécifique applicable aux marchés soumis à l'ordonnance 2005
• Organiser et gérer les tâches administratives des phases de préparation et d'exécution des marchés
  • assurer la passation et le suivi des marchés
  • faire le lien entre l'aspect technique et les aspects administratifs et financiers du marché
  • connaître les rôles et responsabilités de chaque intervenant

1er jour

Rappel des principes de la réglementation des marchés soumis à l'Ordonnance 2005

• Ordonnance n°2005-649 du 6 juin 2005
• Le décret 2005-1742 du 30 décembre 2005 modifie la directive communautaire

Identifier les acteurs du marché

• Le pouvoir adjudicateur / l’entité adjudicatrice : rôle, fonctions, obligations, organisation, groupement
• Les opérateurs économiques : fournisseurs, prestataires et entrepreneurs, organisation, obligations, allotissement
• Cotraitance et sous-traitance
• Les opérations de travaux : maîtrise d'ouvrage, louage d'ouvrage, bâtiment et infrastructure
• Point sur la loi MOP, champ d’application, modifications récentes

Connaître les pièces du marché

• Le contenu du marché
• Les pièces : AE, CCAP, CCTP, NFP 03-001, CCTG, OS, avenants…
• Les formes simplifiées
• Les formes spécifiques
• Les marchés à tranches conditionnelles
• Les Accords-cadres et marchés à bons de commande
• Quel formalisme pour quel marché ?

Maîtriser les règles des procédures de passation

• Les seuils, la computation et le choix de la procédure
• Les différentes procédures : appels d'offres, marchés négociés, dialogue compétitif
• Les procédures « librement déterminées par le pouvoir adjudicateur » (ou adaptées) : la question des procédures et contrôles internes
• Les marchés de services : articles 8 et 9 du décret du 30 décembre 2005, champ d’application et conséquences en matière de mise en concurrence
• Les procédures spécifiques : concours,  conception-réalisation, maîtrise d’œuvre et le SAD
• Les particularités propres aux entités adjudicatrices : système de qualification, procédures négociées

Cerner les mesures de publicité dans les différentes procédures de marché

• Les publicités et formalités de mise en concurrence
• Délais, documents à demander aux candidats

ÉTUDE DE CAS
Rédaction en commun d’un avis de marché sur formulaires JOUE : application des jurisprudences, précautions à prendre

 2e jour

Choisir son offre

• Le règlement et le dossier de consultation
• La dématérialisation
• Les jurys
• La sélection des candidats et le choix des offres, critères, méthodes
• Le rôle et les prescriptions du maître d'œuvre externe lors de la procédure de passation des contrats de travaux

ÉTUDE DE CAS
Rédaction en commun d’un règlement de consultation : choix des critères de sélection des candidatures, des offres, pondération. L’exercice a pour but de souligner les différences entre les procédures formalisées et celles librement déterminées par le pouvoir adjudicateur

Exécuter les marchés

• Traçabilité des procédures : rapport de présentation, contenu, utilité du document
• Procédures postérieures au choix de l’offre la plus avantageuse : identifier les contrôles internes, externes, information des candidats évincés, motivation des décisions et recours potentiels
• Valeur et forme de la notification
• Début d’exécution des marchés, spécificités pour les marchés de travaux
• La durée des marchés, les reconductions
• Les délais
• Le caractère des prix et les variations des prix
• Les avances et nantissements
• Les garanties
• Les paiements
• Le contrôle des prestations et des prestataires
• La réception, la livraison, l'admission
• Les contrôles a posteriori

De la définition des besoins à l'élaboration du cahier des charges fonctionnel

Analyser le juste besoin nécessite de mettre en oeuvre des méthodologies simples et claires pour leur identification. Par ailleurs, la maîtrise des coûts s’oriente vers une expression fonctionnelle des besoins qui permet d'améliorer la rédaction des cahiers des charges fonctionnels, de connaître la composition des coûts complets et d'adopter la démarche en coût global.

Objectifs

• Acquérir une démarche d’optimisation des achats conforme aux nouvelles dispositions de l'Ordonnance 2005
• Évaluer et circonscrire les besoins par la méthode de l’analyse fonctionnelle
• Savoir les traduire pour rédiger des cahiers des charges fonctionnels
• Analyser les coûts pas évalués et déterminer ceux sur lesquels il est possible d’avoir une action

1er Jour

Maîtriser l’analyse du besoin dans le cadre normatif

• L’importance d’une bonne définition du besoin
• Les recommandations des normes NF EN 1325-1 et leur transposition à l’achat public
• L’orientation vers les normes européennes
• Le rôle de l’acheteur dans cette phase

 Identifier la problématique de la définition du besoin

• Les trois dimensions de l’expression du besoin : qualité, quantité, délai
• L’organisation interne et les supports de recensement des besoins
• Les outils nécessaires à la définition des besoins : analyse de Pareto, analyse fonctionnelle
• Les résultats attendus de l’analyse des besoins
• La préparation implicite des critères de choix pour la phase ultérieure de mise en concurrence

EXERCICE d’élaboration de critères techniques liés aux fonctionnalités d’un équipement

Comprendre l’analyse fonctionnelle

• Objet et concepts généraux
• Le produit et son environnement
• Les fonctions de service et les fonctions techniques
• Les contraintes
• Les principes de mise en oeuvre
• Les schémas de déroulement
• Les critères fonctionnels
• Les grilles d’analyse

Examiner l'analyse de la valeur et la maîtrise des coûts

• Objet et objectifs, caractéristiques
• La norme NFX 50-152
• L’analyse des coûts des fonctions techniques

2e Jour

Rédiger le cahier des charges fonctionnel et le CCTP

• La transcription de l’analyse fonctionnelle sous forme de cahier des charges fonctionnel
• La possibilité de variantes
• Le cadre de réponse technique facilitant les propositions des candidats

ÉTUDE DE CAS SOUS FORME D'ATELIER

Le cas pratique qui guidera cette journée permettra aux participants de réaliser une analyse fonctionnelle des besoins, de les définir précisemment et d'élaborer le cahier des charges fonctionnel ainsi que tous les documents constituant le cahier des charges techniques (dossier technique, CCTP, fiches techniques, annexes au CCTP). Ce cas sera étudié par les participants sous forme de groupes de travail (par familles de produits), avec restitution et critique en groupe complet

Gestion de la relation et évaluation de la performance des fournisseurs

Parce que la performance de l'achat et la valorisation de la commande passent  par une optimisation de la collaboration avec vos fournisseurs, la gestion de la relation fournisseur est un vecteur important à prendre en compte. Cette approche globale et intégrée permet d'optimiser l’ensemble du processus achat depuis le lancement de la consultation jusqu'à la fin d'exécution du marché.

Objectifs

• Mener des actions pour renforcer le binôme fournisseur /acheteur
• Maîtriser la collaboration avec les fournisseurs afin de limiter les litiges
• Assurer une gestion des risques contractuels, techniques et relationnels

Identifier et connaître les facteurs déterminants de la relation avec les fournisseurs 

• Comprendre la relation entre l’offre et la demande
• Les caractéristiques essentielles du marché fournisseur
• Identifier les contraintes, les risques et enjeux des fournisseurs
• Le portefeuille d’activité, la politique et les stratégies commerciales des fournisseurs
• Les modalités de détermination des coûts et des prix des fournisseurs
• Les circuits de production et de distribution des produits
• L’impact de la commande publique sur le chiffre d’affaires et l’activité des fournisseurs
• La motivation des fournisseurs pour la commande publique
• Les différences essentielles en termes d’obligations et d’effets entre le contrat de vente et le contrat d’entreprise
• La différence entre une obligation de moyens et une obligation de résultat
• Définir le type de relation à mettre en place avec les fournisseurs

Maîtriser l’exécution des prestations et satisfaire le besoin

• La segmentation et la programmation des achats
• Les contraintes, les risques et les enjeux liés aux achats de l’organisme
• Connaître le marché fournisseur pour organiser et adapter la commande d’achat
• Le niveau d’exigence et de service attendu des fournisseurs en fonction des enjeux des achats
• La maîtrise des risques à l’achat par l’optimisation de la rédaction des clauses contractuelles des actes d’achat
• Les possibilités offertes par les dispositions des CCAG
• Les précautions nécessaires en cas de sous-traitance
• La contractualisation des actes d’achat

 ÉTUDE DE CAS : Elaboration d’un contrat

Évaluer la performance du fournisseur dans la phase de surveillance et de contrôle de l’exécution du contrat 

• Les modalités de surveillance et de contrôle des points-clés du contrat d’achat
• Les modalités de contrôle de la conformité de la fourniture ou de la prestation livrée
• Les sanctions appropriées liées aux non–conformités
• Dialoguer avec le fournisseur durant l’exécution du contrat
• Les moyens de mesure de la satisfaction des besoins et de la performance des fournisseurs
• Les modalités de recueil et de gestion des informations et des faits caractéristiques
• Définir les critères et les indicateurs de performance des fournisseurs et les intégrer dans le tableau de bord des achats
• Définir et rendre contractuels les objectifs de performance des fournisseurs
• Mesurer et évaluer la performance du fournisseur dans l’exécution du contrat d’achat
• Procéder à l’audit des fournisseurs
• Élaborer le plan qualité de la gestion du portefeuille fournisseur
• Définir et mettre en œuvre les actions correctives et de progrès
• Communiquer avec les fournisseurs sur les résultats obtenus

Sensibilisation aux litiges et contentieux

Les entités soumises à l'Ordonnance 2005, connaissent des contraintes réglementaires et jurisprudentielles concernant la gestion de leurs marchés. Le contexte juridique favorisant et accentuant les possibilités de recours des opérateurs économiques incite les acheteurs à appréhender les différents enjeux liés à la transposition de la directive recoursnotamment et, enfin, être à même d'anticiper et de maîtriser les difficultés rencontrées.

Objectifs

• Connaître les différentes causes de litiges avant et après la notification du marché
• Savoir quand et comment trouver des solutions amiables
• Participer aux procédures juridictionnelles

LES LITIGES ET CONTENTIEUX NÉS DE L'ÉLABORATION, DE LA PASSATION ET DE L'ATTRIBUTION DU MARCHÉ

Connaître les principales sources de contentieux précontractuel

• Au stade de la préparation du marché
  • la sous-estimation volontaire des biens
  • la démultiplication abusive des délégations de signature et de pouvoir
  • les fractionnements illégaux
  • les informations privilégiées
• Au stade de la procédure
  • les marchés selon une procédure adaptée à répétition
  • les raisons d’un appel d’offres infructueux
  • les marchés négociés après appel d’offres infructueux
  • les marchés fractionnés au contenu minoré
  • les nouvelles clauses dans les marchés passés après un Accord-cadre
  • les marchés aux tranches hypothétiques
  • les marchés de conception-réalisation pour des opérations classiques

• En raison de clauses abusives
  • les clauses faussement spécifiques
  • les qualifications excessives
  • les exigences inadaptées
  • les critères de base et additionnels inappropriés aux objectifs du marché
  • la normalisation nationale
• Pour défaut de transparence
  • les limitations et délais de publicité
  • les descriptifs flous
  • les informations partielles
  • les procédures faussement urgentes
  • les délais insuffisants de remise des offres
• Au stade de la remise des candidatures, de leur analyse et de celle des offres
  • les remises hors délais
  • les limites de ce qu’il peut être demandé aux candidats : études, fournitures préalables, références, mémoires
  • la communication des offres concurrentes à d’autres candidats
  • le non-respect du secret durant un dialogue compétitif
• Les offres de prix
  • la gestion des erreurs matérielles
  • la stricte application des critères au contenu exploitable
  • le véritable poids des critères sociaux et environnementaux
  • l’existence d’une seule offre
  • la gestion des variantes et des options
  • les ententes anti-concurrentielles
  • le rejet des offres anormalement basses
  • la fausse sous-traitance
  • la préférence locale
  • les entreprises en redressement judicaire
  • la motivation des rejets de candidatures et d’offres
  • les documents pouvant être communiqués aux candidats écartés
  • la mise au point abusive de l’offre retenue
• Les motifs de contentieux les plus fréquents

Faire cesser ces irrégularités : l'intérêt à agir

• Les cocontractants potentiels
• La Commission de l'Union européenne

Faire cesser ces irrégularités : modalités

• Les procédures d'urgence
  • le référé suspension
  • le référé précontractuel
  • le référé contractuel (ordonnance du 7 mai 2009 transposant la directive recours)
  • le déféré préfectoral avec demande de suspension
• Les procédures traditionnelles administratives
  • le recours gracieux
  • le recours pour excès de pouvoir (annulation)
  • le recours en contestation de la validité des contrats
  • l’annulation de l’acte détachable et ses conséquences
  • le plein contentieux (indemnisation)
• La voie pénale
  • la notion de délit
  • les différents délits et leurs sanctions

 Nota : le risque pénal est abordé lors de l’étude de chaque irrégularité potentielle

Mesurer les conséquences de l’annulation d’un marché

• L'annulation et le remboursement des sommes payées
• Le cas particulier de la nullité d'un marché et ses conséquences sur la poursuite du marché et son indemnisation

Le régime des candidats évincés illégalement et les conséquences financières pour l’administration

• L'existence d'une perte de chance
• Le contenu de l'indemnisation en fonction de la perte de chance

Analyse et commentaires d’affaires jugées par le juge administratif tout au long de la journée de formation