L'analyse des besoins : du recueil des attentes à l'élaboration du cahier des charges fonctionnel

1er jour

Définir le nouveau cadre réglementaire et normatif de l'analyse du besoin

• L’état de la réglementation
• La référence aux spécifications techniques (art. 6)
• L’importance d’une bonne définition du besoin
• Les recommandations de la norme NF EN 1325-1 et NF EN 1325-2 et leur transposition à l’achat public
• L’orientation vers les normes européennes
• Le guide « analyse fonctionnelle » (BOCCRF du 18 mai 1993)
• Le rôle de l’acheteur dans cette phase

Étudier la problématique de la définition du besoin

• Les questions à se poser
• Les 3 dimensions de l’expression du besoin : qualité, quantité, délai et risques
• L’organisation interne et les supports de recensement des besoins
• Les outils nécessaires à la définition des besoins
• analyse de Pareto - ABC
• analyse fonctionnelle (outil CriNiFlex)
• La fiche d’expression du besoin
• Les matrices de définition des tâches
• Les normes de référence dans le processus achat (La norme NF X 50-128)
• Les résultats attendus de l’analyse des besoins
• La préparation implicite des critères de choix pour la phase ultérieure de mise en concurrence

Etude de cas  sur l’analyse de la loi Pareto et le marché fournisseur (adéquation de l’analyse du besoin avec le marché fournisseur d’élaboration )

Appréhender l’analyse fonctionnelle

• L'objet et les concepts généraux
• Le produit et son environnement
• Les fonctions de services et les fonctions techniques
• Les contraintes
• Les principes de mise en œuvre
• Les schémas de déroulement
• Les critères fonctionnels
• Les grilles d’analyse

Etude de cas : détermination des critères fonctionnels sur la base de la méthode CriNiFlex et préparation des critères de choix des offres

2e jour

L’analyse de la valeur et la maîtrise des coûts

• L'objet et les objectifs, caractéristiques
• La norme NF X 50-152
• Les notions fondamentales
• Acteurs
• L’analyse des coûts des fonctions techniques
• Les coûts-fonctions
• Le cycle de vie et des coûts

Rédiger le cahier des charges fonctionnel et le CCTP

• La présentation du contenu du cahier des charges fonctionnel
• La transcription de l’analyse fonctionnelle sous forme de cahier des charges fonctionnel
• Le passage du cahier des charges fonctionnel au CCTP
• La possibilité de variantes
• Le cadre de réponse technique facilitant les propositions des candidats
• Un outil de travail et de liaison entre l’acheteur et le fournisseur

Cette séquence sera illustrée par des outils  et de méthodes de rédaction des cahiers des charges fonctionnels

QUESTIONNAIRE À CHOIX MULTIPLES d’autocontrôle des acquis

L'analyse fonctionnelle des coûts dans les marchés publics

1er jour

Connaître les composantes de prix d’un achat

• Les coûts de revient
• les coûts directs et indirects
• les coûts induits
• les coûts d’acquisition
• les coûts de possession
• les coûts d’utilisation

• L'évaluation des coûts et leurs réductions

Anticiper et mesurer les coûts susceptibles de générer un dysfonctionnement par rapport au cahier des charges

• La détection des coûts inutiles
• Les fonctions non demandées
• Les fonctions demandées non satisfaites

Identifier le rôle du Benchmarking dans l’analyse des coûts

• Le benchmark sur les marchés précédents
• Les éléments liés aux bilans des fournisseurs en vue de la négociation
• Structure globale du bilan
• L'analyse approfondie du compte de résultats permettant à l’acheteur de négocier les marges du fournisseur

ETUDE DE CAS
A partir des éléments du bilan des fournisseurs une étude sera effectuée sur le calcul du coût journalier.

2e jour

Maîtriser les méthodes d'analyse des coûts 

• L’analyse de la valeur appliquée aux coûts
• objet
• objectifs
• caractéristiques
• la norme NF X 50-152
• l’analyse des coûts des fonctions techniques

ETUDE DE CAS
Une analyse sur les coûts horaires et sur la dégressivité des prix sera menée.

• La méthode « OPERA » (optimisation économique et rationnelle des achats) appliquée aux coûts
• objet
• objectifs
• caractéristiques

ETUDE DE CAS
Application des méthodes d’analyse financière des prix