ACP Formation

Achat et Commande Publique

LE SPÉCIALISTE DU SECTEUR PUBLIC

Marchés publics, stratégie achats et finances publiques

Cycle métier : assistant(e) achats

6 jours - 42 heures
Horaire : de 9h à 17h30

PARIS

Code : 6817193 

Tarif :
3 220 € net
(non assujetti)
3 220 € HT (TVA en vigueur)
2 575 € TTC pour les particuliers

Déjeuners offerts


Télécharger le PDF

Complément d'informations Complément d'informations

Public

Assistant(e) des services achats/marchés ou toute autre personne en charge de la bonne gestion des marchés publics

Prérequis

Connaître les principes fondamentaux de l'achat public

Objectifs

  • Identifier les aspects clés de sa fonction
  • Participer au bon déroulement de la procédure de mise en concurrence
  • Préparer et planifier le suivi des marchés

Just Learning

» Évaluation amont
» Excercices d'intersessions
» Évaluation aval
» Classe virtuelle» Classe virtuelle

Les services + d’ACP FORMATION

  • Hotline Une hotline pour répondre à vos questions
  • E-mail Les newsletters ACP : toute l'actualité et la veille juridique

4 modules sur 6 jours - 42 heures

L'assistant(e) achats travaille en soutien des équipes opérationnelles des services achats/marchés, pour faciliter la réalisation des différentes étapes qui encadrent le processus achat. Il (elle) joue un rôle clé en contribuant à la performance de l'organisation et à la bonne conduite des procédures, de l'analyse des besoins à la liquidation des marchés.

 
 

Intégrez un groupe spécifique « cursus »

Vous intégrez un groupe que nous constituons spécifiquement, les modules ayant lieu à des dates intangibles (voir tableau ci-dessous). Si vous participez à ce type de cursus, vous retrouverez les mêmes participants tout au long du cycle. Pour des raisons pédagogiques et d'organisation, vous vous engagez à être présent(e) à l'ensemble des modules, le coût du cursus étant forfaitaire.
Si exceptionnellement, en cas de force majeure avérée, vous ne pouviez pas participer à un module nous pourrions vous proposer de rattraper cette absence en participant à une session " classique " du module concerné parmi les sessions de notre catalogue.

Modules et dates 2017

Cycle métier : assistant(e) achats
(6817193)
marsoctobre
MODULE 1 : Définir le poste de l'assistant(e) achats (1j)28 mars 2017 3 octobre 2017
MODULE 2 : Sécuriser le déroulement de la mise en concurrence (2j)29 et 30 mars 2017 4 et 5 octobre 2017
MODULE 3 : Gérer le suivi des marchés (2j)22 et 23 mai 2017 21 et 22 novembre 2017
MODULE 4 : Élaborer le tableau de suivi des marchés (1j)24 mai 2017 23 novembre 2017
 

Programmes des modules 2017

 

Définir le poste de l'assistant(e) achats

Objectifs

  • Définir le processus achat et identifier le champ d'intervention de chaque acteur du processus achat (prescripteur, assistant, acheteur) 
  • Définir les principales activités d'un(e) assistant(e) achats
  • Réviser les fondamentaux de la réglementation et les principales mesures issues de la réforme des marchés publics

Appréhender la fonction et le cadre d’intervention

  • Présentation du processus achat
  • Définition possible du poste
  • Rôle transversal du poste et des missions dévolues
  • Environnement externe : opérateurs économiques, organes de contrôle des marchés, organes de publicité…
  • Qualités requises

Connaître les fondamentaux de la réglementation

  • Les grands principes de la commande publique
  • La maîtrise de la réglementation en vigueur (ordonnance du 23 juillet 2015 et décret du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics)
  • Les principales règles de passation des marchés et des accords-cadres et leurs modes de dévolution

Déterminer les principales activités d'un(e) assistant(e) marchés publics : de la définition à la passation…

  • Participer à la définition et à l’évaluation des opérations de fonctionnement et d’investissement
  • Participer et faciliter la définition des besoins des services gestionnaires
  • Gestion des plannings et des rétro-plannings
  • Élaborer le dossier de consultation des entreprises (maîtrise de la rédaction de l’AAPC et des pièces marchés publics)
  • Le rôle de la CAO (le cas échéant)
    • préparer les convocations
    • gérer la remise des plis et vérifier la conformité des pièces justificatives
    • rédiger les procès-verbaux, le rapport d’analyse des offres et le rapport de présentation
  • Gérer les échanges avec le contrôle de légalité et le trésorier-payeur, les candidats non retenus
  • Recourir à la dématérialisation
  • Maîtriser le processus de notification et de mise au point du marché
  • Assister l’acheteur dans sa veille juridique
  • Assurer et exploiter la veille juridique
  • Etablir et tenir à jour un Open Data (accès aux données essentielles du marché public)
  • Maitriser les règles d'archivage des dossiers de marché public

ÉTUDES DE CAS
À partir d'une matrice des acteurs, définition du rôle transversal du poste d'assistant achats et des missions dévolues
Jeu sur la validité de clauses contractuelles marché

 

Sécuriser le déroulement de la mise en concurrence

Objectifs

  • Identifier le contenu du DCE, rédiger un AAPC et préparer les pièces administratives relatives au déroulement de la procédure (convocations, remise des plis, procès-verbaux, notification…)
  • Vérifier la recevabilité des candidatures et intégrer le DUME
  • Préparer une grille d’analyse en y intégrant les différents critères
    et leur pondération

1er jour

Identifier le socle juridique

  • La directive européenne de 2014 relative aux marchés publics
  • Le champ d'application générale des marchés publics (Ordonnance de transposition du 23 juillet 2015)
  • Les règles générales de passation des marchés publics (Décret d'application du 25 mars 2016)
  • Les conditions réglementaires d’examen des candidatures et des offres
  • La jurisprudence relative aux candidatures et aux offres

Mettre au point des critères de choix pertinents

  • Le recensement des besoins en intégrant les critères de choix dès le lancement de la consultation
  • Le choix de critères adaptés à la mesure de la performance
    • la déduction des critères de choix en fonction des résultats de l’analyse du besoin
    • les critères interdits
  • La pondération des critères
  • L'élaboration des tableaux d’analyse multicritères

ÉTUDES DE CAS
Préparation du cahier des charges fonctionnel
Préparation des critères de choix les plus adaptés et détermination leur pondération dans les dossiers de consultation

Sélectionner les candidatures

  • Les conditions de participation des candidats (les niveaux minimums de capacité)
  • La présentation des candidatures (DC1 /DC2 ou le DUME)
  • Les informations pouvant être demandées aux candidats (Arrêté du 29 mars 2016)
  • Les documents justificatifs et autres moyens de preuve (E-certis)
  • Les mesures prises pour les candidatures de PME (Le dite-le nous une fois, l'accès à une base de données de candidatures gratuite, les MPS)
  • Les modalités de vérifications des conditions de participation des candidats
  • Les interdictions de soumissionner obligatoires et facultatives
  • Les possibilités de rattrapage et ses conditions réglementaires
  • L’éventuelle limitation du nombre de candidats admis et ses conditions réglementaires
  • L’analyse des candidatures
    • la recevabilité, le rejet
    • les garanties professionnelles, techniques et financières
  • La préparation des tableaux d’analyse adaptés à l’examen des candidatures

ÉTUDE DE CAS
Élaboration de tableaux d’analyse de candidatures

2e jour

Appréhender la méthodologie d’analyse des offres

  • La présentation des offres
  • La vérification de la conformité des offres (les offres irrégulières, inacceptables ou inappropriées)
  • La possibilité de régulariser une offre
  • Illustrations et débats sur la notion d'« offre économiquement la plus avantageuse »
    • la notion du coût global : les prix d’achat et les coûts d’utilisation
    • les aspects techniques et qualitatifs
  • L'analyse des offres au regard des critères annoncés
  • Le traitement des critères subjectifs
  • Les différentes formules d'analyse du prix
  • La mise en œuvre des tableaux d’analyse multicritères
  • Le cas des offres anormalement basses
  • Le cas particulier de la remise en concurrence dans les accords-cadres multi-attributaires
  • Les règles principales de la négociation
  • Les conditions d’analyse des offres après une phase de négociation
  • Les règles d’analyse au regard du juge (approche jurisprudentielle)
  • L'analyse des variantes obligatoires et facultatives
  • La mise au point des composantes du marché

ÉTUDES DE CAS
Élaboration de tableaux d’analyse des offres
Examen des offres reçues
Préparation de la synthèse des résultats

Rédiger le rapport de présentation

  • Le contenu du rapport de présentation
    • la justification et la motivation du choix
    • les éléments de synthèse de l’analyse

Informer les candidats non retenus

  • L'information des candidats et soumissionnaires évincés en procédure adaptée
  • L'information des candidats et soumissionnaires évincés en procédure formalisée
  • Les différents recours ouverts aux candidats et soumissionnaires évincés

L'achèvement de la procédure

  • La signature et signification du marché
  • L'avis d'attribution
  • L'accès aux données essentielles du marché public (l'open data)
  • La durée de conservation des dossiers de marchés publics

Gérer le suivi des marchés

Objectifs

  • Programmer les échéances des diverses opérations de suivi et de contrôle
  • Préparer les pièces administratives relatives à l’exécution (bon de commande, ordre de service …)

1er jour

SUIVI TECHNIQUE ET ADMINISTRATIF DES MARCHÉS

Cerner les principales obligations du marché et la répartition des responsabilités entre le pouvoir adjudicateur et le titulaire

  • Les pièces à étudier 
    • identifier les apports clés des principaux CCAG
    • les pièces contractuelles du marché : techniques (CCTP) et administratives (CCAP)
    • les annexes financières
  • Les clauses incitatives et dissuasives dans les relations contractuelles

Piloter le marché en toute sécurité

  • Le début de la relation contractuelle
  • Les ordres de service
  • Les bons de commande
  • Les vérifications qualitatives et quantitatives
  • Les opérations de suivi et de contrôle
  • L'application des pénalités
  • La sous-traitance et la cotraitance
  • Les incidents pouvant survenir lors de la relation contractuelle : comment les gérer ?
  • Les reconductions
  • L'affermissement des tranches

ÉTUDE DE CAS
Rédaction d’un mode opératoire de vérification des prestations : gestion des délais et recueil des informations permettant le contrôle de l’exécution

 

Mettre en place des outils de pilotage

  • Reporting des actions menées
  • Participation à la construction et le suivi des tableaux de bord

ÉTUDES DE CAS
Réaliser la grille d’évaluation d’un marché

Réaliser la grille d’évaluation d’un fournisseur

Animer une réunion pour régler les retards d’exécution d’un marché

Gérer les modifications du marché initial

  • Les prix dans les marchés
    • forme des prix
    • contenu du prix
    • l'actualisation et la révision des prix
  • Les modifications en cours d'exécution du marché
    • définition
    • cas de recours
    • conditions de mise en œuvre
    • signataire représentant le pouvoir adjudicateur

ÉTUDES DE CAS
Quizz sur les cas de recours aux modifications en cours d'exécution du marché

Mise en œuvre pratique des modifications en cours d'exécution du marché, des modes de contrôle d'un marché et d'une fiche de sécurisation des contrats

2e jour

SUIVI FINANCIER ET COMPTABLE DES MARCHÉS

Connaître les délais de paiement et la répartition des rôles et responsabilités

  • Le calcul du délai global de paiement
  • Le délai de l’ordonnateur et du comptable
  • La suspension du délai de paiement
  • Les contrôles des pièces justificatives pour paiement

Analyser la procédure de règlement pendant l’exécution

  • L’avance et ses modalités de remboursement
  • La fréquence minimale des paiements
  • Le contenu d’un projet de décompte mensuel
  • Le caractère provisoire de l’acompte
  • Le règlement partiel définitif : intérêt et limites
  • Les pénalités de retard et leurs éventuelles remises (point sur la jurisprudence)
  • La retenue de garantie, la caution et la garantie à première demande
  • Les cessions et nantissements

Mesurer les conséquences du non-respect des délais de paiement

  • Les intérêts moratoires
  • Le cas du conflit sur le montant à payer
  • La notion d’accord minimum
  • Le référé-provision et ses conditions de mise en œuvre
  • Les protocoles transactionnels

ÉTUDE DE CAS
Retard de paiement et calcul des intérêts moratoires

Sécuriser la fin des relations contractuelles

  • Les conséquences financières et contractuelles
    • le projet de décompte final
    • le décompte général de l'opération
  • La période de garantie et sa mise en œuvre
  • Le remboursement de la retenue de garantie, de la caution, de la garantie à première demande

Élaborer le tableau de suivi des marchés

Objectifs

  • Gérer et planifier son activité
  • Identifier les actions prioritaires à entreprendre
  • Mettre en place des outils de suivi

Identifier les enjeux du tableau de bord 

  • Présentation du processus achat
  • Le management et le pilotage de la fonction achats : la contribution de l’assistant achats
  • La mesure de la performance des achats
  • L’analyse des risques : présentation des outils et méthodes

ÉTUDE DE CAS
Réalisation de son analyse de risques

  • La connaissance des flux
  • Les différents niveaux de tableaux de bord
  • La définition des objectifs et du plan d’action
  • L’implication des acteurs internes et externes
    • la difficulté du recueil et du contrôle des informations

Proposer et suivre les indicateurs et tableaux de bord de l’achat

  • L'identification des indicateurs pertinents
    • en fonction de leur intérêt
    • en fonction de l'information attendue
  • Les objectifs fixés et les écarts constatés

ÉTUDE DE CAS
Formalisation de 10 objectifs et des indicateurs associés

Les outils

  • La détermination des zones d'enjeux
  • Les matrices et leur utilisation

 L'utilisation des résultats

  • Le reporting
  • Le type d'information à transmettre : qualitative et quantitative

La mise en œuvre des tableaux de bord dans un service achats-marchés

  • La représentativité des achats dans les dépenses globales
    • les cartographies dynamiques et les alertes à créer
    • les axes d’analyse et les actions à mener
  • Le suivi des achats selon leur mode d'acquisition
  • Les portefeuilles d'achats
  • L'étude de ses fournisseurs et le suivi des dépenses par activité
  • La connaissance de ses propres coûts de fonctionnement
  • La qualité de service perçue en interne
  • Les limites des tableaux de bord

ÉTUDES DE CAS
Analyse des résultats : contributions aux stratégies d’achats

ACP, actualité ...

01 53 94 74 90Contact
accès pratique